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Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el quehacer cotidiano de las diferentes áreas de una empresa.
En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la empresa. Además, con los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden lógico y en un
tiempo definido. , .
Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y secuencial de un conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.
Todo procedimiento implica, además de las actividades y las tareas del personal, la determinación del tiempo de realización, el uso de recursos materiales, tecnológicos y financieros, la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr un eficiente y
eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa.
Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes pasos:
Definir el contenido:
· Introducción.
· Objetivos.
· Áreas de aplicación.
· Responsables.
· Políticas.
· Descripción de las operaciones.
· Formatos.
· Diagramas de flujo.
· Terminología.
Recopilación de información.Estudio preliminar de las áreas.Elaboración de inventario de procedimientos.Integración de la información.Análisis de la información.Graficar los procedimientos.Revisión de objetivos, ámbito de acción, políticas y áreas responsables.Implantación y recomendaciones para la simplificación de los procedimientos.
· Las fuentes de información más comunes son:
Archivos de la empresa.
Directivos, ejecutivos asesores y empleados.
· Los métodos para compilar la información son:
Encuestas.
Investigación documental.
Observación directa.