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Si tenemos que organizar una reunión de pocas personas, puede que podamos hacerlo nosotros mismos con muy poca ayuda profesional exterior e incluso sin ningún tipo de ayuda.
Pero la cosa cambia, cuando la reunión es numerosa, y tenemos que coordinar muchos esfuerzos y actividades. En este caso, nos vemos imposibilitados nosotros mismos o nuestro equipo para desarrollar este trabajo. ¿Qué hacer?
Contar con los servicios de unos buenos profesionales
Cuando tenemos que organizar algo más complejo que una simple reunión, podemos recurrir al profesional que se dedica a la organización de congresos.
Conocidos por las siglas O.P.C., es la figura del Organizador Profesional de Congresos.
Qué es un OPC -Organizador profesional de congresos-
Un organizador profesional de congresos, es una persona especialista en la materia, que organiza reuniones, planifica congresos, que se dedica a la creación y desarrollo de este tipo de eventos, así como de las actividades paralelas del mismo.
Un OPC cuenta con relaciones y contactos, con todo tipo de empresas de los más diversos sectores que suelen verse implicadas en la organización de cualquier congreso (agencias de viajes, hoteles, servicios de traductores, azafatas, imprentas, compañías aéreas, de autobuses, alquiler de coches, servicios de catering, etc.).
Para la selección de un buen OPC, hay que tratar de contactar con empresas o profesional que cuenten con un cierto prestigio dentro del sector (ya que hay países que no cuentan con buenos expertos en estos temas, sobre todo algunos países en vías de desarrollo), y con un buen curriculum vitae, para que el Comité Organizador, que es el encargado de seleccionar a estos profesionales, pueda evaluar de forma positiva a los candidatos a este puesto.