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Documentos que hay que tener en papel
Futuro y pasado conviven bien avenidos. Digitalización documental versus impresión en formato papel, cada formato tiene sus ventajas e inconvenientes, siendo habitual que muchos coexistan en ambos formatos. Entre los documentos empresariales que es conveniente tener en formato papel destacan los siguientes:
Contratos
Las empresas están constantemente firmando todo tipo de contratos, con proveedores, entidades financieras, contratos de alquiler, etc. Estos son firmados, mejor si se firman con bolígrafo azul (es más fácil detectar las falsificaciones), y guardados por si es necesario realizar alguna consulta o reclamación. Sin embargo, a pesar de que las copias impresas se conservan, cada vez es más habitual conservar copias digitalizadas de estos documentos, para una mejor accesibilidad a ellos.
Licencias y permisos de la empresa
Licencia de actividad, permisos medioambientales, alta en el registro industrial… Son muchos los documentos oficiales que las empresas tienen que tener a disposición de una posible inspección.
Documentos fiscales
La Agencia Tributaria puede requerir documentos que justifiquen los datos reflejados en las liquidaciones tributarias y de impuestos, tales como facturas, tickets de gastos y otros justificantes. Sin embargo, también aquí existe la posibilidad de digitalizar las facturas y tickets de gastos con valor probatorio frente a Hacienda, siempre y cuando las aplicaciones que se utilicen se encuentren homologadas por la Agencia Tributaria.
Escrituras
Las escrituras se realizan en un papel exclusivo para documentos notariales; son selladas en cada hoja por el notario; se ponen timbres del estado en cada folio; y se firman, rubrican y se pone el sello notarial al final del documento. Además, las escrituras de empresas también se inscriben en el Registro Mercantil que acompaña la hoja de inscripción firmada y sellada. Todo ello se encuaderna y se guarda a buen recaudo en formato papel, aunque es habitual también guardar copias digitalizadas de las escrituras, que son enviadas en ocasiones por correo electrónico.
Contraseñas de las cuentas
Tenemos tantas contraseñas que es casi imposible memorizarlas, por eso, para evitar que sean robadas en ciberataques, no es conveniente guardar contraseñas bancarias ni de ningún tipo en un equipo informático. Mejor impresas en papel o anotadas en una libreta.
Tarjetas de visita
A pesar de la existencia de redes sociales como LinkedIn, donde se pueden ver los perfiles profesionales de millones de personas, las tarjetas de visita en formato papel también se resisten a desaparecer, y el intercambio de tarjetas suele acompañar a los apretones de manos al inicio de muchas reuniones.
Al margen de tener claro cuáles son los documentos que merece la pena conservar en papel, es preciso tener un control sobre ellos, con especial atención a las fechas de vencimiento de los distintos contratos, o a las de prescripción en la que ya no se hace necesaria su conservación. Es una labor del día a día que algunos trabajadores de la empresa deben asumir.