Question

ejemplos de deberes funcionales

Answer 1

1. “AÑO DE LA PROMOCIÒN DE LA INDUSTRIA RESPONSABLE Y EL COMPROMISO CLIMATICO” IESTP “ALMIRANTE MIGUEL GRAU” ALUMNA : ANYI LISET MOGOLLON BAYONA ESPECIALIDAD : SECRETARIADO EJECUTIVO PROFESOR : VICTOR HUGO RUMICHE CORREA ÀREA : TÒPICOS INFORMATICOS DE GESTION2. DEBERES FUNCIONALES DE LA SECRETARIA EN AUSENCIA DEL JEFE ¿QUÉ HAGO?3. DEBERES FUNCIONALES Mantener en todo momento los principios básicos de la ÉTICA Tener en cuenta el cumplimiento del Reglamento del Centro Conocer a la perfección el organigrama del Centro, la organización, estructura y coordinaciones de trabajo 1º 2º 3º4. 4º.-Conocer en lo posible la especialización de su superior, a fin de que pueda asistirle correctamente en todo momento en lo referente a sus necesidades laborales. 5º.-Deberá facilitar el trabajo y conocer a la perfección cada una de las responsabilidades inherentes a su Jefe. 6º.-Deberá descargar a su superior todo aquello que no sea de su competencia.5. DEBERES FUNCIONALES Evitar interrupciones identificando la prioridad de cada asunto 9º Planificar su tiempo y actividades de modo muy flexible (con frecuencia hay cambio de prioridades). 8º Trabajar con doble agenda (la del Jefe y la propia). 7º6. DEBERES FUNCIONALES 10º.-Cumplirá con sus funciones de “memoria” del superior, debiendo mantenerlo al día en cuanto a los compromisos en el centro y en el exterior. 11º.-Filtrar toda la información entre el mundo exterior y el Jefe para evitar que se vea obligado a:  Leer o analizar todos los documentos.  Solucionar asuntos que puedan ser resueltos con el desvío a otros directivos o subordinados autorizados a hacerlo.7. Planificar las actividades del día de acuerdo a la agenda de trabajo del jefe 14º Despachar con el Jefe cada día al iniciar la jornada. 13º Actualización diaria de los Planes de Trabajo (anual, mensual, semanal y diario). 12º Preparar y organizar junto al Jefe las reuniones, seminarios, clases u otras actividades del Departamento8. 15º.-Llegar a “acuerdos” con el Jefe en cuanto a a) Atención a llamadas y horarios de su recepción. b) Días y horarios de atención a las visitas no programadas. 16º.-Reducir y gestionar toda la correspondencia, memos e informes. 17º.-Realizar los trabajos inherentes a su Departamento (cartas, informes, controles) etc. 18º.-Confeccionar las actas de las reuniones. 19º.-Custodiar y archivar adecuadamente los documentos de la oficina.9. DEBERES FUNCIONALES Gestión de las llamadas telefónicas de entrada y salida Organizar las visitas, coordinando con antelación todo lo necesario para su éxito. 21º 22º Mantener actualizados los archivos y hacer que el Jefe conozca como acceder a ellos. 20º10. 1. Reuniones 2. Vacaciones, 3. Enfermedad, 4. Otros problemas personales, 5. Viajes 6. Eventos 7. Clases 8. Compromisos sociales El Jefe puede ausentarse de la oficina por causas muy diversas: