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Escanear documentos con móvil: app de Google Drive
En el día a día, es habitual manejar muchos documentos en papel: convocatorias de reuniones, calendarios, informes, etc. Escanear estos documentos, tiene importantes ventajas que a veces pasamos por alto:
Ahorra papel (es más ecológico y más económico).
Mantiene los documentos siempre disponibles desde cualquier dispositivo.
Permite compartir los documentos fácilmente con otras personas.
Permite buscar y acceder la información de manera más fácil.
Los documentos físicos se deterioran, los digitales no.
Los archivos escaneados se pueden incorporar a otro documento fácilmente.
Si estos motivos te han convencido de lo útil que es escanear los documentos, te recomiendo que antes de empezar, hagas un pequeño ejercicio de reflexión y pienses qué tipo de archivos vas a escanear. Un ejemplo podría ser:
Convocatorias
CCP
Clau
Ejercicios
Una vez tengamos esto pensado, lo que haremos es crear esta estructura de carpetas dentro de una carpeta raíz que podemos llamar «Escaneados». Lógicamente, en función de nuestras necesidades, podemos añadir o eliminar alguna carpeta a posteriori. De este modo, será fácil tener organizados los documentos.
Visto esto, vamos a lo más importante, ¿cómo escaneamos algo?. Esta opción se encuentra disponible desde la aplicación para móvil y tablet de Google Drive. Al abrir la app, si presionamos el botón «+», se despliegan las siguientes opciones:
Opciones Google Drive
Si escogemos la opción Escaneado, se activará la cámara. Lo único que tenemos que hacer es sacar una foto del documento o fotografía que queremos escanear.
Mediante estos sencillos pasos, ya tendríamos escaneado el documento y automáticamente se guardará en la carpeta que escojamos de nuestro Google Drive.
Reconocimiento de caracteres (OCR)
El reconocimiento óptico de caracteres es una herramienta especialmente útil para profesores. Mediante esta opción podemos abrir un documento en formato PDF, una fotografía o una imagen con texto en Google Drive y éste lo transformará en un documento de texto. De este modo, lo podremos editar, cambiar su formato o añadir contenido nuevo. Esta opción combinada con la de escaneo de documentos, nos proporciona una herramienta muy potente para elaborar contenidos.
De este modo, veremos como se abre un documento de Google Docs que contiene el texto del archivo original.
Debes tener en cuenta, que el tamaño máximo del archivo original, debe ser de 2MB. Además, es importante que la imagen o documento PDF tenga suficiente resolución y contraste, para que se procese de manera adecuada. Dependiendo del documento, es posible que haya que realizar algún que otro retoque manualmente, por eso es conveniente revisarlo.
Escritura por voz con Google Docs
Hay varios casos en los que la escritura por voz puede ser útil. Especialmente si no tenemos mucha agilidad mecanografiando. Por ejemplo, si estamos en clase y planteamos oralmente un ejercicio o damos una explicación, podemos aprovechar para activar la escritura por voz y de este modo dejar por escrito lo que hemos dicho para compartirlo posteriormente con nuestros alumnos o simplemente para añadirlo a nuestro material.
En este caso hablamos de una herramienta de Google Docs. Para acceder a la escritura por voz, desde el menú de Google Docs, desplegamos la opción Herramientas y veremos la opción Escritura por voz… . Si escogemos esta opción, se abrirá una especie de widget flotante como el siguiente:
Escritura por voz
Para comenzar a escribir, una vez seleccionado el idioma, simplemente tenemos que hacer clic en el icono del micrófono y comenzar a hablar. Veremos como a medida que hablamos se va escribiendo el documento.
Además del texto, podemos añadir por voz signos de puntuación. Las palabras que se detectan para este cometido en español son las siguiente:
Punto
Coma
Signo de exclamación
Signo de interrogación
Nueva línea
Nuevo párrafo
Cuando digamos alguna de estas palabras, en lugar de escribir la propia palabra, escribirá el símbolo correspondiente.
Obviamente, para utilizar esta opción, necesitamos un micrófono. El micrófono, puede estar integrado en el dispositivo, como es el caso de móviles, tabletas y muchos portátiles o bien puede ser un micrófono externo.
También cabe mencionar, que, aunque es una herramienta que funciona bastante bien, es probable que tengas que hacer algún retoque manualmente. Por eso conviene revisar el texto una vez escrito para corregir posibles errores.
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