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Ayude a que los usuarios a que trabajen de forma más eficiente en las hojas de cálculo mediante el uso de listas desplegables en celdas. Las listas desplegables permiten que los usuarios elijan un elemento de una lista que usted cree.
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En una nueva hoja de cálculo, escriba las entradas que quiera que se muestren en la lista desplegable. Le recomendamos que muestre los elementos de lista en una tabla de Excel. Si no lo hace, puede convertir rápidamente la lista en una tabla si selecciona cualquier celda del rango y presiona Ctrl+T.
Tabla de Excel usada como un origen de lista de validación de datos
Notas:
¿Por qué colocar los datos en una tabla? Cuando los datos se encuentran en una tabla, al agregar o quitar elementos de la lista, se actualizan automáticamente las listas desplegables basadas en esa tabla. No necesita realizar ninguna otra acción.
Ahora es un buen momento para Ordenar datos en un rango o tabla en la lista desplegable.
Haga clic en la celda de la hoja de cálculo donde quiera crear la lista desplegable.
Vaya a la pestaña Datos de la cinta de opciones y, después, seleccione Validación de datos.
Nota: Si no puede hacer clic en Validación de datos, es posible que la hoja de cálculo esté protegida o compartida. Desbloquee áreas específicas del libro protegido o deje de compartir la hoja de cálculo y, después, vuelva a intentar realizar el paso 3.
En la pestaña Configuración, en el cuadro Permitir, haga clic en Lista.
Haga clic en el cuadro Origen y, después, seleccione el rango de lista. Colocaremos el nuestro en una hoja denominada “Ciudades”, en el rango A2:A9. Como puede ver, no incluimos la fila de encabezado porque no queremos que sea una opción de selección:
Opciones de lista de validación de datos
Si no importa que los usuarios dejen la celda vacía, active la casilla Omitir blancos.
Active la casilla Celda con lista desplegable.
Haga clic en la pestaña Mensaje de entrada.
Si desea que aparezca un mensaje cuando se haga clic en la celda, active el cuadro Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda y escriba un título y un mensaje en los cuadros (hasta 225 caracteres). Si no desea que se muestre un mensaje, desactive la casilla.
Opción Mensaje de entrada de validación de datos
Haga clic en la pestaña Mensaje de error.
Si quiere que se muestre un mensaje cuando un usuario escriba un valor que no se encuentre en la lista, active la casilla Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos, seleccione una opción en el cuadro Estilo y escriba un título y un mensaje. Si no quiere que se muestre un mensaje, desactive la casilla.
Opciones del mensaje de error desplegable de la validación de datos
¿No está seguro de qué opción elegir en el cuadro Estilo?
Para mostrar un mensaje que no impida que los usuarios introduzcan datos que no se encuentren en la lista desplegable, haga clic en Información o Advertencia. “Información” mostrará un mensaje con este icono El mensaje muestra el icono de información, pero no impide que los usuarios lo elijan desde la lista desplegable y “Advertencia” mostrará un mensaje con este icono El mensaje muestra el icono de advertencia, pero no impide que los usuarios lo elijan desde la lista desplegable .
Para evitar que los usuarios introduzcan datos que no se encuentran en la lista desplegable, haga clic en Detener.
Nota: Si no agrega un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario solo puede escribir ciertos valores en esta celda".
Trabajo con la lista desplegable
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Siempre puede preguntar a un experto en Excel Tech Community, obtener soporte técnico en la Comunidad de respuestas o sugerir una característica nueva o mejora en el UserVoice de Excel.
Vea también
Aplicar la validación de datos en celdas
Funciones de Excel (por categoría)
Crear listas desplegables (vista preliminar gratuita)