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La carta comercial perfecta – Estructura, contenido y diseño
Las cartas comerciales son documentos empleados en las relaciones entre la empresa y sus clientes o proveedores. Constituyen, en definitiva, el medio de comunicación utilizado para la mayoría de transacciones comerciales que se llevan a cabo y tienen una importancia evidente en el mundo de los negocios, ya que a través de ellas no solo se presenta la imagen de la empresa, sino que de ellas depende muchas veces el éxito de un negocio, de una venta o de una operación.
Índice
¿Qué es una carta comercial?
Información que debe contener la carta comercial
Estructura y diseño de la página
Escribir una carta comercial: qué puedes hacer y qué no
¿Qué es una carta comercial?
La carta comercial no es otra cosa que una herramienta de comunicación entre la empresa y sus clientes o clientes potenciales, proveedores, entidades u organismos públicos, así como cualquier persona con la que la empresa necesite ponerse en contacto. Las cartas comerciales se emplean para:
Informar sobre los productos o servicios de tu empresa
Informar sobre promociones (carta publicitaria)
Confirmar pedidos y consultas
Acusar recibo
Enviar facturas
Enviar comprobantes
Enviar listas de precios
Enviar formularios de pedidos
La forma externa de la carta comercial es irrelevante pero sí existen ciertos requisitos de contenido en función del tipo de empresa del que se trate. Estos requisitos permiten que los interlocutores comerciales se informen por adelantado sobre las circunstancias esenciales de sus corresponsales cuando se trata de relaciones comerciales que están empezando. Se aplica lo siguiente: si se utiliza un documento para establecer el contacto escrito inicial entre interlocutores comerciales, debe contener toda la información pertinente.
Las siguientes categorías están excluidas de las cartas comerciales:
Correspondencia interna entre oficinas, departamentos, sucursales o filiales de la misma empresa.
Comunicaciones escritas a un grupo indeterminado de destinatarios o a destinatarios determinados por las características del grupo, por ejemplo, correo directo o material publicitario.
Avisos escritos que se crean utilizando formularios como parte de una relación comercial existente, por ejemplo, notas de entrega, avisos de entrega o avisos de recogida.