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5 PASOS PARA ELABORAR UN PROYECTO
Definir el objetivo y la necesidad que nos lleva a realizar un proyecto. No perderlos de vista en todo el procedimiento. Para ello, podemos elaborar un diagnóstico de un proyecto.
Identificar la información y los recursos con los que contamos. Sobre todo, en estos primeros pasos es importante averiguar todas las dudas posibles cuanto antes. Para ello, es importante poner en común los requerimientos básicos con el resto del equipo. Los demás colaboradores nos darán gran parte de las preguntas que más adelante nos puedan surgir. No importa tanto si ahora tienen respuesta. Lo fundamental aquí es saber qué investigar.
En esta segunda fase ya podemos hacer nuestro primer borrador de la planificación. Con los pocos datos que tengamos, podemos empezar un nuevo proyecto. Para ello, nos abrimos el calendario de nuestra app para planificar y comenzamos a añadir las actividades principales.
Aquí, también podremos asignar las personas que participarán en las tareas. Esto se recomienda hacerlo antes de la primera reunión. Así, utilizaremos la planificación como herramienta de comunicación principal.
Fase de investigación y planificación. Se añaden más detalles y requisitos en nuestra aplicación gestión online. Si mantenemos un feedback con los responsables de las actividades planificadas, podremos asignar recursos específicos en ellas.
Gracias a la planificación en el calendario de apps como Sinnaps, podremos pasar a llevar un control de lo que estamos haciendo desde el tablero Kanban. Recuerda: primero, planifica tu proyecto en el calendario o diagrama Gantt-flow, y después ve revisando las actividades que se van completando en tu tablero de inicio. De esta manera, ya puedes poner en marcha tu proyecto, sin esperar más miramientos. Será tiempo ganado.
Planificación colaborativa. Comparte con todo el equipo los requisitos planificados. Aquí la reunión puede ser por departamentos o actividades principales. En este punto se definirán objetivos concretos de cada actividad. El equipo podrá ir validándolos.
Si trabajas con equipos dispersos geográficamente, puedes mantener conversaciones organizadas y directas desde las propias actividades. Y si realizas cambios, todos los colaboradores lo podrán ver en el muro de actividad y en el muro de proyecto.
Invita a proveedores, e incluso clientes, en tus proyectos. La gestión de permisos de Sinnaps, por ejemplo, puede desactivar que visualicen costes. De esta manera, la comunicación y los requerimientos de todos se gestionarán más rápido y serán más eficaces. Sobre todo, si tus proyectos se gestionan empleando metodologías ágiles.
Revisión y control continuo. El tablero de proyectos de tu aplicación de gestión, te guiará sobre las tareas que quedan por hacer, las que van tarde o las que están validadas. Si no estás seguro de cambiar, por ejemplo, fechas de actividades o eliminar una determinada tareas, puede ver cómo impactaría en todo el proyecto desde el Modo de pruebas de Sinnaps.
Además, la evaluación continua o métodos de control de proyectos sobre su desarrollo, es clave en la metodología de administración de proyectos. Esto nos permitirá minimizar riesgos o contratiempos de última hora. Muchos directores de proyecto utilizan técnicas basadas en el Valor Ganado (EVM), a través de aplicaciones online.