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Respuesta:
Archivos de propiedad de la empresa
Son archivos (físicos y virtuales) que pertenecen exclusivamente al ente económico en el cual se desempeña como revisor fiscal y que él debe verificar y consultar en el ejercicio de sus funciones, tales como:
Escrituras o documentos de constitución (según el caso) con sus modificaciones.
Registros en cámaras de comercio.
Libros de actas, de accionistas o de socios y de contabilidad.
Libros de registro de correspondencia enviada y recibida.
Escrituras y otros documentos donde conste la propiedad de bienes raíces, maquinaria, equipos, intangibles y otros derechos.
Normas y manuales de control interno y de procedimientos operacionales.
Contratos con terceros para construcción de edificios, fabricación y suministro de maquinaria, equipo y otros bienes.
Documentación de licitaciones públicas y privadas.
Contratos laborales y de prestación de servicios personales, con la documentación necesaria sobre afiliaciones al sistema de seguridad social.
Convención colectiva de trabajo y convenios laborales.
Contratos o acuerdos de colaboración empresarial, tales como: Cuentas en participación, uniones temporales y consorcios.
Pólizas de seguros y de mantenimiento.
Reglamentos internos de trabajo, salud ocupacional, seguridad industrial, concesión de créditos a clientes y otros similares.
Contratos y convenios con proveedores de servicios diversos (aseo, vigilancia, procesamiento de información, mantenimiento de instalaciones, maquinaria y equipo, etc.).
RUT de todos los contratistas y proveedores de bienes y servicios.
Contratos y convenios de suministros con clientes.
Documentos en los que conste la apertura y existencia de cuentas bancarias, CDT, contratos de fiducia y firmas autorizadas y sellos para retiros del efectivo en cuentas bancarias y retiros y transferencias de inversiones en CDT y contratos de fiducia.
Extractos bancarios, conciliaciones, notas debito y créditos expedidas por los bancos y correspondencia relacionada con su manejo.
Comprobantes de ingresos y de egresos, junto con facturas y documentos equivalentes (cuando sea del caso) por compras y ventas.
Comprobantes de entradas y salida de inventarios de mercancías, materias primas, materiales y suministros, productos terminados y otros activos físicos corrientes.
Licencias y declaraciones de importaciones y exportaciones.
Letras de cambio, pagarés, hipotecas y otros documentos de respaldo de derechos a cobrarles a terceros.
Nóminas y planillas de pago de aportes a seguridad social y parafiscales.
Estados financieros certificados, con sus notas y revelaciones que ordenan los marcos técnicos normativos de información financiera.
Declaraciones tributarias con todos los soportes necesarios, información exógena para DIAN y secretarías de hacienda distritales y municipales (cuando la empresa esté obligada a presentarla).
Videos, fotos y grabaciones de audio diversas que puedan ser útiles para tener evidencias válidas y suficientes.
Archivos permanentes de propiedad del revisor fiscal
Fotocopias o copias virtuales de escritura o documento de constitución, con sus modificaciones.
Fotocopias o copias vituales de los contratos más importante con constructores de sus edificaciones y fabricantes de maquinaria, equipos y otros bienes.
Fotocopias o copias virtuales de estados financieros, balances de comprobación, notas y revelaciones sobre ellos y declaraciones tributarias.
Fotocopias o copias virtuales de algunos documentos que el revisor fiscal considere de alta importancia.
Cronograma de planeación del trabajo del revisor fiscal y sus colaboradores.
Programa de trabajo de revisoría fiscal y descripción de procedimientos a aplicar.
Explicación:
Los documentos aquí relacionados no son absolutamente todos los que necesita un revisor fiscal para soportar sus informes y su dictamen sobre estados financieros. Son únicamente los más comunes e indispensables. Puede haber más, dependiendo del tipo de empresa y de las condiciones de funcionamiento.