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- Boletines informativos
Los boletines informativos son publicaciones distribuidas de manera periódica con información concerniente al órgano administrativo en cuestión.
Estos boletines pueden incluir detalles sobre el pago de los trabajadores, sobre los beneficios que estos reciben o sobre la gerencia de la empresa, entre otros.
2- Memorandos
Los memorandos, también llamados memorándum o memos, son notas breves que permiten establecer un sistema de mensajería entre los distintos departamentos de una empresa.
El término “memorando” proviene del latín memorandum, que quiere decir “que debe ser recordado”. En este sentido, la información contenida en un memorando se escribe “para ser recordada”.
Puede contener instrucciones que se deben ejecutar, recordatorios de reuniones que se van a llevar a cabo, resúmenes de los puntos más importantes de una conferencia, entre otros.
3- Cartas de pago
póliza de egresos
A diferencia de los boletines y de los memos, las cartas de pago son documentos con peso legal, por lo que la redacción de esta debe efectuarse de manera cuidadosa, prestando atención a detalles como las cifras a ser transferidas, los nombres de los involucrados, las fechas.
En las cartas de este tipo, las cifras se deben escribir en números y en letras (para evitar que estos documentos sean forjados de algún modo).
Además, se prefiere que las cantidades se escriban en negrita, en rojo o con una tipografía resaltante, para que estas sean legibles de manera fácil.
4- Cartas de cobro
Las cartas de cobro también son documentos legales y tienen como objeto informar que se procederá a efectuar un cobro, que ya se cobró una cantidad o para instar a un cliente a que haga un pago.
Las cartas de cobro que tienen como objeto informar que una cantidad ya ha sido cobrada son semejantes a las facturas. Ejemplos de estas son las facturas de electricidad y gas o los comprobantes de transferencias bancarias, entre otros.
Por otra parte, las cartas de cobro para instar al cliente a que pague se emiten cuando una empresa ya ha efectuado un aviso verbal (por lo general, a través de llamadas telefónicas) y, sin embargo, no ha recibido respuesta alguna por parte del cliente. Así, se procede a enviar un aviso por escrito.
5- Circulares informativas
Las circulares informativas contienen información suministrada por la autoridad de una empresa.
Estas circulares pueden contener instrucciones de carácter oficial que deben ser cumplidas por los trabajadores de la organización, normativa en cuanto al uso del mobiliario y las instalaciones de la empresa, cambio de personal, entre otros.
En el título de la circular se debe incluir cuál es el agente emisor de la misma. Las circulares pueden estar dirigidas sólo a una parte del personal de la empresa; en ese caso, se indicará después del título de la circular.