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2)PASO 1: OBJETIVO DEL PROYECTO
Identificar una necesidad para elaborar un proyecto. En esta fase inicial definimos un objetivo claro y concreto a perseguir. Desde el principio, debemos saber qué nos hacer embarcarnos en la planificación, gestión y ejecución de un proyecto, sea de la complejidad que sea.
PASO 2: INVESTIGACIÓN
Primera recogida de información. Una vez sepamos la misión del proyecto, es momento para recoger los datos posibles en esta fase también temprana. Será los necesarios para comenzar cuanto antes con la primera planificación del proyecto.
En la reunión de arranque —también conocida como Kick-off—, el equipo se reúne para aclarar los primeros puntos más generales de su trabajo para las próximas semanas. Sin embargo, también sirve y mucho, para obtener nuevas líneas de investigación. Lo que quiere decir que surgen dudas, y cuantas más sin responder, mejor. ¿Acaso no es mejor que salgan las preguntas antes de que sucedan los contratiempos sin respuesta? Así podremos elaborar un proyecto más eficaz y con mejores tomas de decisión.
PASO 3: METODOLOGÍA DE PROYECTO
¿Qué tipo de proyecto desarrollaremos? Dentro de la fase de recogida de información, hay un momento en el que debemos seleccionar la metodología adecuada a nuestro tipo de proyecto.
Existen metodologías predictivas, orientadas a averiguar cuanto antes las siguientes fases del proyecto. Con ellas, sabremos dónde están los cuellos de botella, los plazos de entrega de las actividades, el camino crítico que debemos seguir para terminar el proyecto en el plazo que marca nuestra planificación predictiva.
Tenemos también las metodologías ágiles, diseñadas para gestionar los contratiempos y cambios de última hora. Es básica en proyectos con un alto grado de incertidumbre. Como en el mundo del software, en donde la información suele venir poco a poco, y sus entregables son por bloques. Las revisiones continuas son básicas para ir desarrollando el producto o servicio que tenemos entre manos.
PASO 4: YA PUEDES PLANIFICAR
¡Empezamos a planificar! Y lo hacemos con las primeras actividades del proyecto. Asignamos unas tareas a cada uno, de la manera más fácil con nuestra app. Les damos las relaciones o vínculos necesarios a cada actividad. Es decir, hasta que no terminen ciertas tareas, no podemos utilizar otras. El motivo más común de que suceda esta situación es que podemos necesitar el resultado obtenido en la primera actividad, para realizar la segunda.
Lo importante es poner en funcionamiento la maquinaria. Y presentar así una primera planificación al resto del equipo para que empiecen cuanto antes a pasar a la acción.
PASO 5: IDENTIFICA RECURSOS
Recursos disponibles. En esta primera planificación extraemos una función imprescindible: la de identificar y asignar los recursos necesarios en cada actividad. Añadiremos el consumo total estimado y dejaremos que las personas que trabajarán realmente con ellos, imputen su consumo real. Así funcionan las apps innovadoras y colaborativas como Sinnaps.
PASO 6: PLAN DE COMUNICACIÓN
Definir un plan de comunicación con el equipo. Tras la primera reunión de arranque, vamos creando una estrategia y calendario de comunicación. Se trata de las funciones más importantes de todo profesional que decide hacer un proyecto con un equipo de colaborares.
En el plan deberán aparecer las reuniones de seguimiento y los hitos. Cada una tendrá sus necesidades. Las primeras, atienden únicamente a revisar cómo se están haciendo las cosas. En las segundas, se toman las decisiones importantes que afectarán al futuro del proyecto, en base a los objetivos alcanzados en el momento de la reunión de hito.
PASO 7: EVALÚA AL INSTANTE
Evaluación constante del funcionamiento del proyecto. Como hemos visto en el punto anterior, el feedback con el equipo en las reuniones de seguimiento es fundamental. Proporcionaremos los documentos de soporte y las herramientas adecuadas para el equipo, con las que puedan evaluar en cualquier momento y al instante el funcionamiento real del proyecto.
PASO 8: REUTILIZA PROYECTOS
¿Reutilizamos el proyecto? Se puede dar la necesidad de reutilizar proyectos ya cerrados. Esto ocurre cuando solemos hacer el mismo trabajo o similar. Con planificaciones que sirven para futuros encargos, sólo haciendo ciertos retoques. Aprendemos así a cómo un proyecto mejorado cada vez que lo usemos. Así estaremos aplicando el Método Kaizen.