Describa los pasos necesarios para contestar una llamada telefónica
adecuadamente.
( Secretarial )
Respuestas
Respuesta:
1.- Responder lo antes posible
Debes intentar responder al teléfono siempre antes del tercer tono puesto que los clientes siempre quieren que las llamadas sean respondidas lo antes posible.
2.- La importancia de la voz
Por teléfono, la única impresión que se llevarán tus clientes de ti será la voz. Así que lo mejor es que tu voz debe ser cálida y entusiasta, tratando de ser siempre lo más amable posible.
3.- Dar la bienvenida
El primer paso para contestar una llamada en el teléfono de la empresa es responder con el saludo e identificarse ante el cliente para que así sepa perfectamente con quién está hablando la persona que llama a la empresa.
4.- El lenguaje
En cuanto al lenguaje a utilizar, lo mejor es que sea forma aunque el cliente te de mucha confianza. Nunca utilices jergas.
5.- Anota todo
En cualquier llamada de teléfono que se precie debes tomar bien los mensajes y datos preciso y si hay algo que no entiendas deberás preguntar siempre hasta estar seguro que la información es la correcta.
6.- Cuidado con los tiempos de espera
Un error muy común a la hora de responder a una llamada telefónica en tu empresa es dejar al cliente en grandes tiempos de espera. Si esto fuera a ocurrir, siempre tienes que tener el consentimiento del cliente ya que si el tiempo de espera va a ser muy largo, lo mejor es cortar y devolver la llamada.
7.- Nunca uses el altavoz
Al contestar con manos libres o el altavoz activo, se pierde la concentración en la llamada y esta pierde su condición de privacidad. Es por ello por lo que solo deberías usar el altavoz del teléfono cuando se necesita a más de una persona para la conversación.
8.- Siempre revisa el contestador
Si existe un contestador automático, debe actualizarse de forma constante. Es decir, debes informar en el contestador de un día de cierre o cualquier otra cosa que consideres de importancia para tu empresa y que tus clientes deben conocer.