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Respuesta:Las pymes disponen de muchas herramientas en la red (también llamada la nube) para agilizar sus procesos diarios. El software colaborativo, con productos muy completos y sin coste de grandes compañías como Google o Microsoft (entre otras muchas), permite el trabajo en línea y de forma compartida para ser más productivo en todo tipo de proyectos profesionales.El uso de las tecnologías para mejorar la productividad en la empresa es una gran oportunidad. Muchas compañías han logrado optimizar sus procesos gracias a las TIC, y las pymes en concreto han sido las que mejor han sabido aprovechar todo tipo de herramientas en la nube, muchas veces sin coste, que agilizan el trabajo de muchos departamentos.
Una de las mejores novedades de los últimos años son las denominadas herramientas colaborativas, un conjunto de software y aplicaciones en la nube que nos permiten trabajar en espacios compartidos en la red con otros compañeros de la empresa, haciendo que la comunicación y la efectividad sean mucho mejor que si trabajamos en modo local.Recientemente hablamos de algunas de ellas referidas nada más al correo electrónico, las agendas y las videoconferencias, pero el espectro de herramientas es mucho más amplio. Entre las herramientas gratuitas más interesantes queremos analizar las que nos ofrecen dos de las grandes compañías tecnológicas del mundo como son Google y Microsoft.
Google fue la primera en ofrecer estos servicios en la nube para el gran público, pero años después Microsoft ha sumado a sus herramientas locales los servicios en la nube.
Se trata del software online colaborativo por excelencia de Google, antes conocido como Google Docs, pero que con Drive adquirió una dimensión superior con más opciones para el usuario. En esencia, nos referimos a un completo programario de ofimática en línea y con múltiples opciones colaborativas.
En términos generales, en Google Drive contaremos con un espacio de 15GB para crear y almacenar nuestros archivos, sin ningún coste. En el caso de la empresa, que es posible que necesite más espacio para alguno de sus usuarios, se pueden contratar suscripciones mensuales para tener más datos de almacenamiento.Otra de las facilidades que nos ofrece es que podemos tenerlo en cualquier dispositivo, siempre sincronizado, y por lo tanto consultar cualquier documento que tengamos en la nube de Drive. Incluso si estamos sin conexión, los cambios que hagamos en nuestros documentos de Drive se subirán automáticamente a la nube en cuanto la recuperemos.
Los principales programas colaborativos de Google Drive son un editor de documentos, de hojas de cálculo y de presentaciones. En todos los casos podremos crear un documento y compartirlo con otros usuarios simplemente añadiendo su email de Gmail. Además, podremos darles los permisos que queramos en el documento (leer, editar…). Con ello, podremos actualizar un documento y los otros usuarios ver en tiempo real los cambios que estamos realizando. Cualquier usuario podrá consultar la última versión del archivo en todo momento. También en Google Drive podremos crear formularios y compartirlos.
GOOGLE PHOTOS
Se trata de otro espacio colaborativo que puede ser interesante para muchas empresas. Con Google Photos podremos subir fotografías, crear álbums y todo ello en la nube y compartido con quien queramos. En una pyme, por ejemplo, podemos crear álbums de productos o de eventos y contar siempre con una galería de las imágenes más importantes de la compañía, clasificadas y con la garantía de que están seguras.Además, Google Photos nos permite liberar de los dispositivos Android las imágenes, dejando espacio libre para el terminal móvil o la tablet y manteniendo una copia de todas las imágenes en la nube. Todo ello compartido, de forma que los usuarios que tengan permiso podrán actualizar los álbums con nuevas imágenes.