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1. Definir objetivos, temas a tratar y agenda
Puede parecer obvio, pero muchas reuniones empiezan sin un propósito claro. Definir los objetivos de la reunión, los temas que se tratarán y el orden en que serán abordados es una responsabilidad de quien convoca a la reunión, que usualmente es el líder del equipo de trabajo.
2. Seleccionar los participantes
Hay equipos de trabajo que funcionan como un todo siempre. Asisten juntos a todas las actividades y no empiezan a producir hasta que todos los miembros están presentes. Es una actitud encomiable, pero no siempre práctica.
3. Dejar claros los objetivos al iniciar la reunión
Ya, en la práctica, es importante reiterar el objetivo de la reunión, hacer una breve descripción del problema o de los temas que se tratarán y establecer unas reglas rápidas sobre participación e intervención.
En esta breve exposición, es bueno que el líder del equipo deje muy claro que la agenda debe cumplirse y que no se permitirá que los participantes divaguen por otros temas que, aunque puedan ser importantes, no son los que toca tratar en esta ocasión
4. Elegir un moderador
El moderador debe asegurar que la reunión comience y termine a tiempo y que se cubran todos los temas programados en la agenda. Entre otras tareas, debe asignar tiempo para intervenir a los participantes, limitarlos en caso de que se extiendan en tiempo o en temas no previstos, cortar intervenciones que se consideren fuera de contexto y tomar notas importantes para la redacción de un informe que documente lo acontecido en la reunión.
5. Empezar a tiempo y finalizar a tiempo
Empezar y finalizar a tiempo puede ser en un comienzo un poco difícil. Con el pasar de las reuniones, el equipo notará que su líder es puntual, preciso, y que las reuniones con él siempre empiezan y finalizan a la hora exacta. Ante este tipo de liderazgo, todos se esforzarán en ser puntuales y contribuirán a que este punto se cumpla siempre.
6. Restringir el uso de dispositivos innecesarios
Una norma elemental que asegura productividad es lograr que los miembros del equipo escuchen activamente a los que hablan. Por ello, mientras dura la reunión debe evitarse cualquier otra tarea distractoria: revisar cuentas de correo, responder mensajes instantáneos, hacer planes para el almuerzo
7. Terminar con un plan de acción
Los últimos minutos de la reunión deben reservarse para determinar el plan de acción resultado de lo tratado y discutido. Esto incluye asignar responsabilidades y plazos para la ejecución. ¿Quién hará qué y cuándo lo hará?
8. Evaluar el desempeño de la reunión
Esto se puede hacer con un modelo de encuesta. Los participantes pueden enviar por correo electrónico su opinión sobre el desarrollo y el resultado final de la reunión.
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