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Todavía hay muchas empresas que siguen usando papel para solicitudes, facturas y para mantener diferentes tipos de información. Esta creciente cantidad de documentos en papel necesita un eficiente sistema de gestión de documentos. Sin embargo, si comparamos archivos físicos de documentos con plataformas digitales, hay una serie de desventajas que deben ser consideradas antes de elegir la mejor manera de mantener la información de tu empresa segura y accesible.
Estas son algunas de las dificultades de trabajar con papel:
Falta de espacio de almacenamiento
Los documentos en papel pueden ocupar una cantidad significativa de espacio, y la cantidad de papel aumentará día a día. Además, los documentos generalmente deberán almacenarse a mano para que se pueda acceder rápida y fácilmente.
Menor seguridad
Independientemente del tamaño, para cualquier organización es importante proteger sus datos y otros activos valiosos. Uno de los mayores riesgos de seguridad de la información para las empresas es el papel porque los documentos impresos se pueden perder, manejar o dañar fácilmente, mientras que los datos digitales se pueden encriptar y guardar de forma segura en discos duros o dispositivos electrónicos.
Propenso a daños
Los documentos manuales se pueden dañar, perder, extraviar o robar fácilmente. Un incendio o desastre natural podría significar la pérdida de información esencial. Si no tienes ninguna copia, una vez que los archivos hayan desaparecido, no hay forma de recuperar la información.
Transporte de documentos
El transporte de documentos en un sistema basado en papel es bastante complicado, lento e ineficiente. Con un sistema de gestión de documentos digitales, simplemente puede agregar archivos adjuntos a un correo electrónico y enviar información al instante.
Problemas de edición
Si deseas realizar cambios en un documento en papel, deberás volver a escribir todo el contenido. Esto deberá repetirse cada vez que desees hacer más correcciones. Idealmente, debes guardar una copia del documento original para distinguir todas las enmiendas que se han realizado.
Altos precios
Uno de los mayores inconvenientes de los sistemas de gestión de documentos en papel son los costos asociados. Además de una gran cantidad de papel, necesitarás más impresoras, fotocopiadoras, papelería y otros suministros de oficina. Estos costos se suman y pueden convertirse en un gasto significativo en muchas organizaciones.
Limite la comunicación y la colaboración
Cuando se trabaja con documentos en papel, la colaboración es extremadamente difícil. Si varios jefes de departamento necesitan crear un documento común, deben tener varias copias impresas, hacer todas las enmiendas necesarias por separado y luego compartir las distintas versiones antes de comenzar a trabajar en la definitiva. Los sistemas de gestión de documentos digitales permiten a los usuarios colaborar de una manera fácil y rápida. También pueden rastrear todos los cambios realizados.
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