Respuestas
Explicación:
1. Atención de visitas
El puesto del auxiliar administrativo está muchas veces en la recepción, lo que conlleva que asuma las funciones de recibir a las visitas y conducirlas al lugar apropiado o de recoger y gestionar la correspondencia y paquetes.
2. Atención telefónica
Además de ser la primera vía de contacto en el espacio físico donde se ubica la oficina, el auxiliar administrativo es también quien suele atender las llamadas. Puede responder a las consultas más generales o destinadas a su departamento, o bien desviar la llamada al departamento correspondiente.
3. Archivo
Independientemente de que cada departamento se haga cargo de su propia documentación, los documentos generales de la empresa se organizan en un archivo. Entre estos documentos se encuentran desde facturas a contratos o a declaraciones de impuestos. Para no tener ningún sobresalto, el auxiliar administrativo debe llevar a cabo una rigurosa organización de este archivo. Por otro lado, entre las nuevas funciones del auxiliar administrativo se encuentra también la de realizar el mantenimiento de la base de datos.
4. Organización de la agenda
La organización tiene que ser una de las mayores virtudes de este tipo de personal. No solo en lo que al archivo se refiere, sino también en la agenda. Las citas comerciales, los eventos corporativos, las reuniones con clientes o las fechas límite establecidas por la Administración para llevar a cabo ciertos trámites son parte de las reuniones de las que tiene que estar pendiente. Además, lo ideal es que comunique correctamente con las personas implicadas en estas citas y que establezca un método de recordatorio.
5. Organización de reuniones
Realizar un orden del día para los asistentes a las reuniones, convocar a los invitados y confirmar su asistencia o encargarse de que el lugar de reunión esté listo forman parte también de las tareas de un auxiliar.
6. Contabilidad financiera
Finalmente, este cargo administrativo realizará también procesos básicos de contabilidad financiera. Para ello, aunque el nivel educativo mínimo para obtener un tipo de empleo de estas características son los estudios secundarios, lo más habitual es que las empresas busquen un perfil formado en Administración y Dirección de Empresas o Contabilidad. Si ese es tu perfil y quieres continuar formándote para avanzar en tu carrera profesional, desde IEP te ofrecemos el MBA Virtual con énfasis en Finanzas, donde podrás profundizar más en el área financiera y de contabilidad de la empresa.