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1. “AÑO DE LA PROMOCIÒN DE LA INDUSTRIA RESPONSABLE Y EL COMPROMISO CLIMATICO” IESTP “ALMIRANTE MIGUEL GRAU” ALUMNA : ANYI LISET MOGOLLON BAYONA ESPECIALIDAD : SECRETARIADO EJECUTIVO PROFESOR : VICTOR HUGO RUMICHE CORREA ÀREA : TÒPICOS INFORMATICOS DE GESTION2. DEBERES FUNCIONALES DE LA SECRETARIA EN AUSENCIA DEL JEFE ¿QUÉ HAGO?3. DEBERES FUNCIONALES Mantener en todo momento los principios básicos de la ÉTICA Tener en cuenta el cumplimiento del Reglamento del Centro Conocer a la perfección el organigrama del Centro, la organización, estructura y coordinaciones de trabajo 1º 2º 3º4. 4º.-Conocer en lo posible la especialización de su superior, a fin de que pueda asistirle correctamente en todo momento en lo referente a sus necesidades laborales. 5º.-Deberá facilitar el trabajo y conocer a la perfección cada una de las responsabilidades inherentes a su Jefe. 6º.-Deberá descargar a su superior todo aquello que no sea de su competencia.5. DEBERES FUNCIONALES Evitar interrupciones identificando la prioridad de cada asunto 9º Planificar su tiempo y actividades de modo muy flexible (con frecuencia hay cambio de prioridades). 8º Trabajar con doble agenda (la del Jefe y la propia). 7º6. DEBERES FUNCIONALES 10º.-Cumplirá con sus funciones de “memoria” del superior, debiendo mantenerlo al día en cuanto a los compromisos en el centro y en el exterior. 11º.-Filtrar toda la información entre el mundo exterior y el Jefe para evitar que se vea obligado a: Leer o analizar todos los documentos. Solucionar asuntos que puedan ser resueltos con el desvío a otros directivos o subordinados autorizados a hacerlo.7. Planificar las actividades del día de acuerdo a la agenda de trabajo del jefe 14º Despachar con el Jefe cada día al iniciar la jornada. 13º Actualización diaria de los Planes de Trabajo (anual, mensual, semanal y diario). 12º Preparar y organizar junto al Jefe las reuniones, seminarios, clases u otras actividades del Departamento8. 15º.-Llegar a “acuerdos” con el Jefe en cuanto a a) Atención a llamadas y horarios de su recepción. b) Días y horarios de atención a las visitas no programadas. 16º.-Reducir y gestionar toda la correspondencia, memos e informes. 17º.-Realizar los trabajos inherentes a su Departamento (cartas, informes, controles) etc. 18º.-Confeccionar las actas de las reuniones. 19º.-Custodiar y archivar adecuadamente los documentos de la oficina.9. DEBERES FUNCIONALES Gestión de las llamadas telefónicas de entrada y salida Organizar las visitas, coordinando con antelación todo lo necesario para su éxito. 21º 22º Mantener actualizados los archivos y hacer que el Jefe conozca como acceder a ellos. 20º10. 1. Reuniones 2. Vacaciones, 3. Enfermedad, 4. Otros problemas personales, 5. Viajes 6. Eventos 7. Clases 8. Compromisos sociales El Jefe puede ausentarse de la oficina por causas muy diversas:
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