¿Considera que si una empresa implementa todos sus procesos con herramientas en tecnologías de la información y comunicación (TIC) estaría desarrollando adecuadamente la mejora continua?
Respuestas
Respuesta:
1.- ¿Podemos considerar que la digitalización de documentos físicos (Informes, cartas, valorizaciones, etc.) es una mejora continua en la empresa?, ¿por qué? Hoy en día estamos viendo cómo, cada vez más, las cosas que gestionábamos en papel o documentos impresos ya no son tan necesarias en ese formato. La tecnología va cambiando nuestra forma de vida y la digitalización también se nota en nuestros hábitos y formas de trabajo. La documentación siempre ha sido el principal recurso de toda organización. Sin esta, ninguna empresa moderna podría funcionar. Los negocios operan y elaboran estrategias según los documentos. Estos tienen valor económico, legal, fiscal y competitivo. Sin embargo, muchas empresas, debido a la falta de políticas y procedimientos eficaces para la gestión de sus archivos, enfrentan una serie de problemas. La digitalización de documentos físicos no es una mejora continua en la empresa. La digitalización, además, nos permite tener toda nuestra documentación alojada en un ordenador, evitando así tener que ocupar varios cajones en nuestras casas o decenas de archivadores en nuestras oficinas. Si vamos un poco más allá, hablando del avance en tecnología, podríamos utilizar la nube para el almacenamiento de nuestros documentos, en vez de nuestro ordenador el cual tiene una capacidad limitada. Como consecuencia, pasan mucho tiempo guardándolos, extravían información, no cumplen con las disposiciones sobre el mantenimiento de registros y no protegen la información esencial. Es posible que la falta de una adecuada gestión documental origine los siguientes inconvenientes en tu organización: – los documentos en papel generan gastos en las empresas. – el número de archivos en la oficina crece día a día. – los gerentes pierden tiempo buscando información en registros impresos mal etiquetados y archivados. – muchos registros, debido a la falta de una gestión adecuada de expedientes, se destruyen o se botan. – algunos archivos o papeles se pierden o traspapelan. 2.- ¿Considera que si una empresa implementa todos sus procesos con herramientas en tecnologías de la información y comunicación (TIC) estaría desarrollando adecuadamente la mejora continua? Si, nuestro trabajo será más productivo: agilizando las comunicaciones, sustentando el trabajo en equipo gestionando las existencias, realizando análisis financieros, y promocionando nuestros productos en el mercado. MEJORA EN LA EFICIENCIA DE LOS PROCESOS: Uno de los factores clave en los que la tecnología puede afectar la productividad es mediante la simplificación de procesos, automatizando las tareas repetitivas o haciendo más rápida la comunicación, por ejemplo, permitiendo a los empleados centrarse en tareas más importantes.
MÁS COLABORACIÓN Y COMUNICACIÓN: El nivel de hiperconexión de que se ha conseguido en la actualidad, permite una más rápida y eficiente comunicación dentro de la empresa, mejorando exponencialmente la capacidad de colaboración interna. Actualmente es posible que, dentro de una empresa con un gran número de empleados, todos ellos estén conectados entre sí, independientemente de la jerarquía interna y puedan colaborar en proyectos, compartir información, etc.
CONTROL DE COSTES: Con la mejora y simplificación de los procesos internos llega inevitablemente una reducción de los costes, pero la tecnología nos permite además llevar un control mucho más exhaustivo de los mismos a todos los niveles, lo que nos permite detectar problemas y actuar en las áreas de la compañía que resultan menos eficientes. AUMENTO DE LA SEGURIDAD: La seguridad, a todos los niveles, es una pieza calve de la productividad de las empresas y la tecnología es fundamental para evitar lo que puede suponer importantes amenazas, no solo para la productividad sino para la continuidad de la misma.
Explicación:
En mi opinión, considero que si una empresa implementa todos sus procesos con las herramientas en tecnologías de la información y comunicación (TIC), estaría desarrollando de forma adecuada la mejora continua ya que se lograría una buena administración y distribución de información gracias a los elementos tecnológicos.
¿Qué son las herramientas TIC?
Son un conjunto de métodos que se utilizan para el proceso administrativo de una empresa, cabe resaltar que su principal función es organizar y distribuir información además de que permite un aprendizaje interactivo.
Las herramientas TIC son de gran importancia dentro de las empresas porque son de gran utilidad y aportan grandes beneficios lo que a corto, largo y mediano plano sirve para el crecimiento de la entidad.
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