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Etapas del proyecto
Inicio
Es la fase crucial de un proyecto, es esta fase se define el alcance y por supuesto el equipo de trabajo. Para poder garantizar el éxito del proyecto, tendremos que definir de forma clara las funciones de cada uno de los componentes y el ámbito de aplicación. Es además, el momento de compartirla visión con los stakeholders y buscar su compromiso y apoyo.
Planificación
Es una fase complicada para un director de proyecto, es fundamental calcular las necesidades de personal, recursos y equipo que habrán de preverse para lograr la consecución a tiempo y dentro de los parámetros previstos.
Tenemos que tener en cuanta que un mal cálculo en esta fase, puede ocasionar retrasos en la ejecución y sobrecostes. Es competencia del director del proyectos y del equipo el planificar comunicaciones, contratos y actividades de adquisición.
Como resumen, podemos decir que se trata de crear un conjunto completo de planes de proyecto que establezcan una clara hoja de ruta.
Es fundamental definir el alcance del proyecto y su ámbito de aplicación
Ejecución
Tras la planificación, tendremos que tener en cuenta los hitos fundamentales del proyecto y las entregas parciales del mismo, hay que procurar llegar en tiempo y forma a estas entregas.
La comunicación entre los intervinieres del equipo y dirección es fundamental para garantizar un mayor control sobre el progreso y los plazos.
La monitorización de la evolución del consumo de recursos, presupuesto y tiempo, es fundamental. Es necesario apoyarse en alguna herramienta de gestión de proyectos.
En esta etapa se deben gestionar: el riesgo, el cambio, los eventos, los gastos, los recursos, el tiempo y las actualizaciones y modificaciones.
Hay que apoyarse en herramientas para controlar el proyecto en todas sus fases
Seguimiento y control
Tal y como su nombre indica, deberemos de gestionar aquellos procesos necesarios para realizar el seguimiento, revisión y monitorización del progreso de proyecto.
Tendremos que detectar las desviaciones con la máxima premura posible, para poder identificar las áreas en las que puede ser requerido un cambio en la planificación.
Esta etapa está asociada a la de ejecución, de la que no puede concebirse de forma separada, aunque por su importancia y valor crítico.
Cierre
Esta fase está orientada a completar formalmente el proyecto y las obligaciones contractuales inherentes.
Una vez terminado este estadio, se establece formalmente que el proyecto ha concluido, bien con la entrega definitiva del mismo o mediante algún documento reglado a nivel interno que tenga la empresa.
No hay que olvidar que un proyecto no está terminado hasta que no está cobrado, de esta forma es fundamental que tras la firma del presupuesto inicial se detalle la forma de pago pactada. En el cierre del proyecto, siempre quedará un importe residual a cobrar, normalmente suele ser entre un 20% a un 25% .