Question

El área de correspondencia de Colsubsidio, cuenta con dos focos principales:
1. Envío interno: A colaboradores en Bogotá y sus alrededores
2. Envío externo: Otras partes del país.
Los envíos internos deben realizarse entre las 9:00 y 11:30 am. Los envíos externos cuentan con un formato diligenciado por Colsubsidio y aprobado por la empresa de envíos.
Usted lleva laborando en la empresa desde hace un mes, y se ha encontrado bajo la dirección de su jefe. Éste le indica que durante las próximas 4 semanas se encontrará ausente, por lo que usted quedará encargado del envío y recibimiento de la correspondencia.
Si bien la primera semana transcurre con completa normalidad, al finalizarla surgen dos novedades para su trabajo:
1. El servicio de envíos dejará de hacerse con la empresa habitual, pues Colsubsidio ha logrado un mejor acuerdo con la empresa Colenvios.
2. En la ciudad de Armenia, se está abriendo una nueva tienda, motivo por el cuál durante las semanas siguientes se estará recibiendo y enviando en altas cantidades documentación de carácter urgente.
Iniciada la segunda semana, surgen algunos inconvenientes a los que deberá hacer frente. La empresa anterior de envíos realizaba la entrega y recolección de paquetes en horario de 7:40 am, lo que le permitía contar con un espacio superior a una hora para organizar y alistar los envíos internos. Por su parte Colenvíos, su nuevo proveedor, realiza este proceso a las 9:00 am por lo que usted cuenta con menor tiempo para cumplir con los envíos internos.
Al realizar el proceso de inventario de los paquetes provenientes de la nueva tienda Armenia, se percata que hay documentos que no se recibieron. Al comunicarse con la nueva tienda, e indagar, descubre que estos envíos no se realizaron pues el nuevo supervisor diligenció mal los formatos. Ante esta última situación usted explica vía telefónica y por correo la forma en que estos deben diligenciarse.
En los días siguientes continúan presentándose los problemas anteriormente descritos, situación que ha generado malestar entre los Colaboradores, pues están recibiendo de forma tardía su correspondencia. Su malestar se ha visto reflejado en el aumento de pqr negativos para el área o en expresiones abiertas de descontento hacia usted como representante de la misma.
Usted cuenta con 3 semanas restantes para generar e implementar una solución, que logre mitigar todas las consecuencias generadas a partir de las novedades que se presentan en su área. Su propuesta debe ser creada teniendo en cuenta:
1) Las herramientas que le ofrece su medio
2) Su nivel de control sobre decisiones en la empresa
Este segundo punto resulta fundamental, debido a que limita el nivel de acción que usted tiene, por lo que soluciones como el cambio de la empresa de envíos no está dentro de sus posibilidades.
La solución que plantee puede ser expuesta usando las herramientas que más se adecuen a sus gustos y capacidades.

Answer 1

Respuesta:

Es muuuuuuiy largo losiento