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Materiales para la votación
Aspectos básicos
Es necesario que la producción del material de la elección se realice precisa y puntualmente, para que los proveedores puedan empacarlo y distribuirlo eficazmente. Los suministros electorales como los formatos, son la interfase con el electorado. Por eso, la impresión que tengan sobre la calidad de la elección podría estar influida por lo fácil que les sea entender el material que deben utilizar.
Es muy importante que se realicen especificaciones y que se apliquen controles de calidad estrictos, sobre la producción del material necesario para las mesas de votación, de manera que se garantice que el suministro llegue puntualmente y que sea funcional.
Capacidad de producción
Para determinar el itinerario y los lugares para producir los materiales, se tiene que considerar la capacidad de producción. La producción de los formatos electorales podría ejercer demasiada presión sobre las opciones de impresión disponibles.
Cuando las fechas límite para la producción estén muy cerca, el itinerario de la impresión también tiene que considerar el tiempo necesario para el transporte. Si los materiales como las listas de electores de las mesas de votación o de los distritos electorales son producidos centralizadamente, es recomendable que primero se impriman los que pertenecen a los distritos más lejanos.
Se tiene que tomar la decisión sobre aquellos materiales que necesiten producirse localmente, regionalmente, nacionalmente y en algunos casos internacionalmente. Sobre esta decisión influye el método de empaque y distribución que utilicen los proveedores (por ejemplo, será poco sensato producir los materiales a nivel local cuando se tiene una metodología de empaque centralizada).
Al necesitar grandes cantidades de material estandarizado, se podría generar un beneficio en el costo y en el control de calidad, cuando la producción se centraliza o se hace regionalmente, siempre y cuando se disponga de un método de distribución eficaz. La producción local es más efectiva cuando se usa para producir material con variaciones locales sustantivas, o que tiene un uso exclusivamente local.
Listas de electores
Las listas de electores son el material más utilizado en las mesas de votación durante la jornada electoral. Por eso, su formato debe diseñarse de tal forma que permita rapidez y exactitud cuando los oficiales traten de localizar la información del elector. También es importante que la lista sea un reflejo exacto del registro de electores, ya que es la base para determinar el derecho al voto.
Credenciales para votar
Muchos sistemas proporcionan credenciales para votar a los electores, ya sea en el momento de su registro o en una fecha previa a la elección, esta credencial es el documento que certificará su derecho para votar.
Para que la credencial sea efectiva es necesario que tenga salvaguardas adecuadas que eviten su transferencia. Esto se puede realizar mediante la colocación de una fotografía fija, con huellas digitales, o con cualquier otra garantía que permita identificar la identidad del portador. Las credenciales que contienen únicamente la firma del elector proporcionan un menor índice de integridad.
Formatos electorales
La jornada electoral constituye un ejercicio masivo de transferencia de información. Mucha de esta información tiene que rendir cuentas o debe registrarse para ayudar a la toma de decisiones y a la transparencia.
De ahí la existencia de numerosos formatos electorales, sin importar los esfuerzos que se hagan para disminuir su número. Por otra parte, es importante que los formatos tengan un diseño sencillo que permita su fácil entendimiento.
Material de información para los electores
También se tiene que considerar la producción de material informativo para los electores. Se podrían necesitar grandes cantidades de este tipo de material, en especial cuando las guías informativas se entregarán a todos los electores o familias registradas.
Se tendrán que realizar acuerdos que garanticen la producción de carteles y panfletos informativos que expliquen el procedimiento de votación, así como otro tipo de señalamientos y ayudas visuales, que asistan a los electores para llegar a su mesa de votación.
Material en general
Se tiene que adquirir una amplia gama de materiales para suministrar a las mesas de votación, incluyendo:
Artículos de escritorio como plumas, lápices, sobres y papel para notas;
Material para empacar;
Artículos para iluminación de emergencia;
Artículos específicos para el proceso electoral, como papeletas, marcas de validación o artículos de control.