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En Colombia según la normativa vigente actualmente existen 2 tipos de métodos de firma de documentos electrónicos, estos se definen en la ley 527 de 1999 y en el decreto 2364 de 2012. Ya que esta diferencia la hemos tratado en otro de nuestros artículos titulado “Firma Digital vs. Firma Electrónica”, abordaremos en este contenido los tipos de firma electrónica que podemos encontrar en el mercado, y ejemplos de los documentos que deberíamos o no firmar con cada uno de ellos.
Antes de mostrar ejemplos de estos tipos de firma es importante definir que en Colombia existen varios tipos de autenticación valida legalmente dentro de los cuales encontramos: Recepción y verificación de datos personales, el uso de códigos OTP (One time password), autenticación por voz, autenticación biométrica (facial, dactilar o de iris), autenticación por confronta (validación de datos de diferentes sectores), y la autenticación tradicional de presentación personal.
La firma digital requiere para su emisión un método de autenticación válido que hoy por hoy es la recepción y verificación de datos personales, y solo puede ser emitida por una entidad de certificación digital acreditada por el ONAC en Colombia. Este tipo de certificado digital genera un algoritmo que puede entregarse en un token físico o en un token virtual. El token físico se entrega en un término de 24 a 72 horas tras la autenticación y verificación de la solicitud y podrá usarse cada vez que se realice una firma en un computador, mientras que el token virtual se encuentra custodiado en una plataforma tecnológica de un desarrollador de confianza de la y/o las entidades, para firmar digitalmente varios documentos electrónicos sin usar un token físico y desde cualquier dispositivo móvil con acceso a internet en un servicio web, una plataforma o una app.
La firma electrónica por otra parte puede emitirse por cualquier entidad privada bajo diferentes métodos de autenticación. Sin embargo, estos certificados no cuentan con un tercero de confianza acreditado por lo que no existe una traza centralizada de los certificados de cada persona o compañía y siempre deberá generarse un certificado de firma electrónica cada vez que se requiera firmar un documento electrónico.
Con lo dicho tenemos que en la cotidianidad colombiana el uso o no de una firma digital o electrónica dependerá realmente de la naturaleza de los documentos firmados. Por ejemplo documentos que requieran una custodia y ser auditados por terceros para la verificación de su validez como: contratos (laborales, comerciales, de arriendo), pagarés, pólizas y facturas entre otros se recomendarían firmar por medio de un certificado de firma digital ya que esto les garantiza a las partes la validez jurídica equivalente a la del documento físico, y blinda a las partes de la carga probatoria generada en cualquier caso o instancia legal además de que estos certificados cuentan con una póliza de respaldo de hasta 7.500 SMMLV que debe cubrir la entidad de certificación que emitió el certificado.
Por otra parte, para documentos de uso interno de una compañía o que no requieran una validez jurídica exhaustiva por su naturaleza como lo son: órdenes (de despacho, médicas, de emisión), aprobaciones, validaciones, actas, comunicados, asistencias, permisos, circulares y memorandos entre otros se recomendaría usar certificados de firma electrónica por su facilidad de emisión y costos.
Sin embargo, es importante aclarar que no son excluyentes el uso de firma digital o electrónica dentro de una compañía o sector y que el ideal sería poder definir en qué procesos se requiere uno o el otro de acuerdo a las necesidades específicas de las compañías para apalancar los procesos de transformación digital de las mismas.
Hoy por hoy en el mercado encontramos soluciones tecnológicas de uso específico o mixto, por ejemplo:
Compañías que ofrecen plataformas con uso de certificados de firma digital: Entidades de certificación digital acreditadas, Tehcnokey S.A.S.
Compañías que ofrecen plataformas tecnológicas con uso de certificados de firma electrónica: compañías como DocuSign, HelloSign, Adobe, Technokey S.A.S., Lleida entre otras.
Compañías que ofrecen plataformas tecnológicas con certificados de firma digital y electrónica: Technokey S.A.S.
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