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El IRS (siglas en inglés de Servicio de Impuestos Internos) requiere que los empleadores reporten la información de sueldos y salarios de los empleados en el Formulario W-2. Tu W-2 también informa la cantidad de los impuestos federales, estatales y otros, retenidos de tu sueldo o salario. Como empleado, la información en tu formulario W-2 es extremadamente importante para la preparación de tu declaración de impuestos. Para asegurarte que lo recibas a tiempo, el IRS requiere que tu empleador te envíe tu formulario W-2 antes del 31 de enero siguiente al cierre del año tributario, que suele ser 31 de diciembre.
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Sólo debes recibir un Formulario W-2 si trabajas como empleado. Si eres un contratista independiente o trabajador por cuenta propia, quizás el trabajo que haces puede ser el mismo que el de un empleado, pero recibirás un informe de ingresos en el Formulario 1099 en lugar de un Formulario W-2.
El Formulario W-2 está dividido en encasillados que informan diversos temas relacionados con tus ingresos. En el recuadro 1 del Formulario W-2 se encuentra tu salario anual y el pago de salarios con la candidad de impuestos federales retenidos en el recuadro 2.
Debido a que sólo una parte de tus ingresos están sujetos a impuestos del Seguro Social, es posible que el recuadro 3 reporte una cantidad menor al total de los salarios del año. Otros encasillados del Formulario W-2 incluyen los salarios sujetos a impuestos de Medicare, impuestos del Seguro Social retenidos y la información sobre la retención de tu impuesto estatal sobre los ingresos, si corresponde.
Importancia de la retención de impuestos
Cuando el empleador retiene parte de tu sueldo para los impuestos federales sobre los ingresos, esas retenciones se remiten al IRS durante todo el año. Puede que no te des cuenta, pero en la mayoría de los casos, no puedes esperar hasta la fecha límite para pagar el total de tu deuda tributaria. El IRS requiere que todos hagan pagos periódicos durante todo el año; sin embargo, tu empleador se hace cargo de esto por ti.
Al preparar tu declaración federal y calcular tu impuesto para el año, la cantidad de retención que realizó tu empleador y que aparece en el W-2 debe ser restado de tu responsabilidad tributaria. Una vez que realices este cálculo, sabrás si debe esperar un reembolso o si tienes un saldo a pagar. Si presentas una declaración de impuestos sobre los ingresos estatales, el mismo cálculo es necesario para la cantidad retenida destinada a pagar tus impuestos estatales.
Verificación de tu nombre y número de Seguro Social
La sección de información de identificación de la W-2 es esencialmente una función de seguimiento. Si el ingreso que informas en tu declaración de impuestos no coincide con la información de tu Formulario W-2, el IRS va a querer saber por qué. Del mismo modo, el IRS comparará los montos de los pagos reportados con los montos del formulario de la declaración de impuestos corporativa de tu empleador para corroborar su exactitud.
Pero lo más importante es que, debido a que el IRS recibe una copia de tu Formulario W-2, ya sabe si debes impuestos y puede contactarte si no presentas una declaración de impuestos. Si el nombre o número de Seguro Social de tu Formulario W-2 es incorrecto, debes informarlo inmediatamente a tu empleador para que lo corrija.
Adjuntando tu W-2
Al terminar tus declaraciones de impuestos y prepararlas para presentarlas, recuerda que una copia de tu W-2 siempre debe estar adjunta. Si estás utilizando el servicio e-file a través de TurboTax, entonces la información de tu W-2 es enviada junto con tu declaración de impuestos. Sin embargo, si presentas tu declaración de impuestos por correo debes recordar adjuntar una copia de tu W-2 a tu declaración.