Respuestas
Respuesta:
El funcionamiento de las Tablas de Valoración Documental depende de los valores que poseen los documentos, es decir, su nivel de contribución a las diferentes divisiones y áreas de la empresa, en relación a su relevancia:
Jurídica.
Legal.
Financiera.
Histórica.
Informativa.
Fiscal.
Explicación:
Planificar el adecuado tratamiento de la documentación que, según las Tablas de Retención Documental, se encuentran en la segunda y tercera fase.
Identificar y establecer los tiempos de depuración de los documentos.
Guiar los procesos de administración y de archivo de la información, que permitan una transferencia eficiente de la misma.
Garantizar la correcta categorización documental y el adecuado y seguro acceso a ella.
Racionalizar de manera responsable los recursos y espacios de almacenamiento.
Organizar los fondos acumulados.
Disminuir considerablemente el volumen documental.
Identificar el valor histórico de la documentación.
Reglamentar el tiempo de los ciclos de vida y de retención que se han de aplicar.
De este modo, las Tablas de Valoración Documental ayudan a definir los tiempos de permanencia de cada documento, teniendo como base la importancia administrativa de cada uno para la empresa. Por lo anterior, este instrumento archivístico se posiciona como uno de los cimientos del correcto ejercicio de gestión documental, todo por medio de una revisión objetiva y organizada.