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Paso 1 - Definir los objetivos de mi planificación de tareas
La primera pauta para una buena planificación es claramente definir los objetivos a alcanzar y no desviarse de ellos.
Los objetivos deben ser SMART (en relación a su siglas esto significa: específicos, medibles, alcanzables, realistas y oportunos).
Deben formularlos en términos positivos. Por ejemplo: "La implementación de la nueva modalidad de reuniones permitirá que nuestro tiempo se optimice de tal manera que logremos un mejor desempeño de equipo".
Esto tiene implicancias positivas en la motivación de los participantes del proyecto.
Paso 2 - Fijar plazos
Cuando estableces un determinado lapso de tiempo estás creando sentido de urgencia para realizar las acciones a realizar.
En proyectos cortos (máximo 120 días) es recomendable trabajar sobre una base diaria. En iniciativas de mayor duración la base podría ser semanal o quincenal.
Paso 3 - Identificar los principales obstáculos
Debes ser capaz de saber cuáles son los posibles problemas que pueden surgir en el camino. De otro modo no podrás planificar o adelantar estrategias para resolverlos.
Paso 4 - Identificar las habilidades y el conocimiento requerido
Determinar las habilidades y conocimientos de los responsables es necesario para su desarrollo efectivo y eficiente.
Paso 5 - Identificar los individuos, grupos y organizaciones con las cuales vas a trabajar
Acudir a la gente apropiada es encontrar la solución adecuada. Delegar y cooperar es clave para una planificación exitosa. Saber qué grupos e individuos son los más preparados para afrontar las tareas claramente da una ventaja enorme en esto.
Paso 6 - Desarrollo del plan de acción
Muchas de las tareas a adelantar deberán fraccionarse. Un plan de acción es el trabajo diario bajo condiciones de planificación previa, a modo de cronograma.
Estas condiciones contemplan desde las labores a desarrollar, el tiempo que se les dedicará y las personas que las ejecutarán, hasta las contingencias que se puedan presentar y sus posibles soluciones.
“La planificación apropiada evita una ejecución deficiente.”
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