procesos que son parte de la gestión técnica para la generación de productos o servicios de
la vida cotidiana
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Respuestas
Es innegable afirmar que actualmente, las organizaciones se encuentran inmersas en mercados globalizados de alta competencia en los que todas desean tener éxito.
Para alcanzar estos objetivos, las empresas necesitan gestionar su actividades y sus recursos mediante herramientas y metodologías que les permitan configurar su sistema de gestión. La implantación de la gestión de procesos se ha revelado como una de las herramientas de mejora de la gestión más efectivas para todos los tipos de organizaciones.
Un proceso es una actividad o conjunto de actividades ligadas entre sí que utilizan recursos y controles para transformar elementos de entrada en resultados (elementos de salida). Todas las actividades que se realizan en una organización desde la planificación de las compras hasta la atención de una reclamación o una incidencia se consideran procesos.
Se pueden dividir los procesos en dos grandes grupos:
En el primer grupo están los procesos de negocio: son procesos que aportan valor al cliente. Por ejemplo, procesos comerciales, procesos de marketing, de fabricación, de distribución…
El segundo grupo los forman los procesos de soporte: estos no aportan valor al cliente, pero son necesarios para el funcionamiento del negocio. Estos son proceso de soporte, procesos relacionados con la administración y organización de la empresa, los recursos humanos, la gestión de incidencias y reclamaciones…
Las empresas de servicios descentralizadas que cuentan con muchos recursos humanos tienen muchas posibilidades de que ocurran distorsiones y errores personales en sus procesos.
La gestión por procesos en este tipo de empresas debe orientarse a desarrollar la misión de la empresa mediante la satisfacción de las expectativas de sus clientes, proveedores, accionistas, empleados, etc., en lugar de centrarse en las funciones unilaterales de cada departamento.
Conceptos básicos
Los términos relacionados con la gestión por procesos necesarios para identificar y definir los procesos son:
Proceso: que como ya hemos indicado, se considera el conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman elementos de entrada en elementos de salida.
Proceso relevante: son procesos que generan un valor añadido sobre una entrada para conseguir un resultado que satisfaga plenamente los objetivos, las estrategias de una organización y los requerimientos del cliente.
Proceso clave: son los procesos extraídos de los procesos relevantes que inciden de manera significativa en los objetivos estratégicos y son críticos para el éxito del negocio.
Subprocesos: son partes integrantes de un proceso más complejo.
Sistema: Estructura organizativa,procedimientos, procesos y recursos necesarios para implantar una gestión determinada.
Procedimiento: forma específica de llevar a cabo una actividad. Se indica qué debe hacerse y quién debe hacerlo, cuándo, dónde y cómo se debe llevar a cabo y cómo debe controlarse.
Actividad: es la suma de tareas, que normalmente se agrupan en un procedimiento para facilitar su gestión.
Proyecto: serie de actividades encaminadas a la consecución de un objetivo, con un principio y final claramente definidos.
Indicador: es un conjunto de datos que ayudan a medir la evolución de un proceso o de una actividad.
¿Cual es la piedra angular de la gestión por procesos?
En la gestión por procesos todo gira alrededor del valor aportado al cliente, tanto al cliente externo como al cliente interno. Todo aquel proceso que no añada valor al cliente, se considera despilfarro y debe ser eliminado.
La gestión por procesos involucra la gestión de personas, tareas y tecnología de forma coordinada. La tecnología debe apoyar la gestión de procesos para la ejecución coordinada de las tareas y para garantizar la comunicación entre los recursos, las personas.
Para que la gestión por procesos alcance los objetivos de la empresa, las personas deben conocer los procesos en los que están involucrados, ya que de no ser así, habría una falta de alineación entre los procesos y sus objetivos.
¿Cuándo debe aplicarse la gestión por procesos?
Por ejemplo, si tenemos muchas incidencias con nuestros empleados, si tenemos muchas quejas de los clientes o si tardamos mucho tiempo en corregirlas, deberemos hacer un seguimiento de dónde está el problema para poder corregirlo cuanto antes.
Así pues, tras analizar los procesos y detectar los fallos, los defectos o los errores, se cambian, se ajustan y se mejoran.
Por lo tanto, la gestión por procesos optimiza las actividades que realizamos en la empresa y comos consecuencia nos hace ser más eficaces, más rentables y más competitivos.