ejemplo de cómo acomodar las tarjetas en orden alfabético y escribe los números de expediente en el orden que quedaron
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Archivo es el conjunto de colecciones de documentos e informaciones de toda especie, ordenadas de manera racional y adecuadamente registradas y conservadas, con la finalidad exclusiva de divulgar o prestar informaciones. Por lo tanto, siendo el archivo de cualquier empresa o entidad una fuente de registro y conservación de todas las informaciones de interés vital para la organización, el debe ser organizado de modo a proveer, con la mayor precisión posible, elementos informativos de asesoramiento.
Podemos decir, entonces que la finalidad principal de un archivo, sea el pequeño, mediano o grande, es : registrar, disponer y conservar los documentos e informaciones, de manera a permitir su localización lo más rapidamente posible, siempre que fuere necesario.
Un archivo desorganizado dificulta todo el sistema administrativo de una organización. Habra enorme dispersión de tiempo y esfuerzos, involucrando desde el más modesto funcionario, hasta el más alto dirigente.
Archivar no quiere decir simplemente guardar correspondencia y documentos para quitárnoslos del frente. Archivar quiere decir organizar sistemáticamente dichos documentos y correspondencia de modo que puedan ser localizados próntamente.
Para una oficina moderna son de gran importancia las cartas que se reciban o se despachen, los documentos de naturaleza variada, catálogos o papeles que en cualquier forma se relacionen con el negocio, la profesión o los asuntos que tienen a su cargo dicha oficina.
El comercio, la industria, el gobierno y los profesiones diversas tienen hoy dia la necesidad imperiosa de adoptar algún sistema cientifico para la ordenación de papeles y documentos. De ahi la importancia del archivo, ya que éste tiene que ver con los elementos más importantes de una organización: sus documentos.
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