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Paso 1: identificar y conocer a las partes interesadas
Para crear un plan de proyecto infalible, es importante recordar que las partes interesadas no solo son quienes te contratan para que gestiones el proyecto, sino que puede ser cualquiera que se vea afectado por los resultados de tu proyecto, lo que incluye también a tus clientes y usuarios finales. Asegúrate de que identificas a todas las partes interesadas y recuerdas sus intereses cuando vayas a crear tu plan de proyecto. Reúnete con los patrocinadores del proyecto y las partes interesadas para hablar sobre sus necesidades y expectativas y establecer las bases de referencia para el alcance del proyecto, el presupuesto y el cronograma. A continuación, crea el documento de declaración de objetivos y condiciones para completar los detalles del proyecto, coordinar al equipo y reducir el riesgo de costosos malentendidos. Para empezar, aquí tienes un modelo de declaración de objetivos y condiciones. Consejo: Mira más allá de las necesidades manifestadas por las partes interesadas para identificar los deseos que se esconden detrás de las mismas. Estos deseos son los objetivos que tu proyecto debería intentar cumplir.
Paso 2: fijar y priorizar los objetivos
Una vez que tienes una lista de necesidades de las partes interesadas, priorízalas y fija los objetivos específicos del proyecto. Con ellas podremos esbozar los objetivos del proyecto (los beneficios que esperas conseguir). Detalla tus objetivos (y las necesidades de las partes interesadas que cumplen con cada uno de ellos) en tu plan de proyecto de modo que se puedan comunicar de una manera clara y compartir fácilmente. Consejo: «¡Pero si todo es importante!», pensarás. Si tienes problemas a la hora de priorizar, empieza estableciendo una escala basada en la urgencia de los objetivos.
Paso 3: definir los entregables
Identifica los entregables que necesitas producir para cumplir con los objetivos del proyecto. ¿Cuáles son los productos específicos que se espera que termines? A continuación, haz una estimación en tu plan de las fechas límite para cada entregable. (Puedes fijar las fechas reales cuando te sientes a definir el programa del proyecto en el siguiente paso). Consejo: Fija una serie de hitos firmes para los entregables y las fechas de entrega fundamentales. De este modo, serás capaz de seguir tu progreso una vez empezado el trabajo y de garantizar que completas las tareas clave a tiempo (y contentar a las partes interesadas).
Paso 4: crear un programa de proyecto
Echa un vistazo a cada uno de los entregables y determina la serie de tareas que se tienen que completar para conseguir cada uno. Para cada tarea, define la cantidad de tiempo que necesitarás, los recursos necesarios y quién se encargará de completarla. Después, identifica cualquier dependencia. ¿Hay alguna tarea que tenga que ser completada antes de empezar otras? Introduce los entregables, las dependencias y los hitos en tus diagramas de Gantt de Wrike o en cualquier otro modelo o aplicación en línea disponible. Consejo: Implica a tu equipo en algún momento del proceso de planificación. Las personas que hacen el trabajo tienen una percepción significativa de cómo se hacen las tareas, de cuánto tiempo se tarda en ellas y de quién es la persona idónea para encarar determinadas tareas. ¡Echa mano de sus conocimientos! Necesitarás que estén de acuerdo con el programa de proyecto para que el trabajo avance con fluidez, así que cuenta con ellos desde el principio.
Paso 5: identificar los problemas y realizar una evaluación de riesgos
Ningún proyecto está exento de riesgos y no te harás ningún favor si te limitas a cruzar los dedos y esperar que todo salga bien. ¿Hay algún problema que sepas por adelantado que puede afectar a tu proyecto, como por ejemplo unas vacaciones de dos semanas de uno de tus trabajadores clave? ¿Qué circunstancias inesperadas podrían hacerte sufrir un pequeño traspié? (Piensa en situaciones como la época de resfriados y gripes o en una pérdida accidental de datos). Ten en cuenta los pasos que deberías dar para evitar que se produzcan ciertos riesgos o para minimizar su impacto negativo. Lleva a cabo una gestión de riesgos para asegurarte de que estás preparado.
Paso 6: presentar el plan de proyecto a las partes interesadas
Explícales cómo tu plan aborda las expectativas de las partes interesadas y preséntales tus soluciones para los posibles conflictos. Asegúrate antes de que tu presentación no es de sentido único, sino que debe ser un consenso entre todos. Tendrás que definir los cargos: ¿quién tiene que ver qué informes y con qué frecuencia? ¿Qué decisiones tendrán que ser aprobadas y por quién? Comunica con claridad. Asegúrate de que las partes interesadas sepan exactamente lo que se espera de ellos y conozcan las acciones de las que son responsables.tu plan de proyecto.