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Respuesta:
Uso y funciones del archivo:
“La conservación de la memoria histórica”- personal-micro empresa-grandes empresas.
Funciones:
1. Guardar el documento ordenado y en buen estado.
2. Encontrar en forma fácil y rápida.
3. Reunir y guardar la información.
4. Las leyes del estado obligan a guardar ciertos documentos por determinado tiempo, el archivo ayuda a cumplir con esta tarea tiempo 5 años.
5. Permitir y proporcionar información para planificar, comprar, vender, controlar, etc.
6. Proporcionar documentos de tipo probatorio o legal, a favor de una persona, empresa o país.
Para que archivamos:
7. Por sentido común, registro, orden, control, etc.,
8. Por disposición de la ley.
Clases de archivos:
9. Según el grado o frecuencia de utilización.
1. Archivos activos o de gestión. (recién entregados o de consulta frecuente)
2. Semiactivos. (consulta no frecuente, actividades concluidas, pero se guardan por disposición de la ley)
3. Inactivos-históricos. (estos son guardados por un plazo que la ley dispone de 5 años y después son destruidos)
4. De acuerdo al lugar:
1. General o centralizados. (cuarto o departamento de un técnico)
2. Descentralizados o parcial. (cada departamento tiene su propio archivero)
Importancia: constituye la memoria de la empresa:
3. Para una empresa, entidad u oficina, permite hacer negocios, proporciona los datos para planificar y controlar.
Una diferencia es que el archivo es de uso inmediato y archivar es para guardar para otro momento.
Diferencias entre archivo y archivar.
- Un archivo es un documento el cual se va utiliza para realizar un trabajo específico.
- Archivar es la acción de juntar documentos en un mismo lugar.
- El archivo contiene información específica para el momento de utilizarlo.
- El archivar contiene diferentes documentos para usar posteriormente.
- El archivo esta conformado por un numero de hojas mientras que el archivado cuenta con numerosos documentos.
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