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La información de un departamento de recursos humanos se almacena en bases de datos de carácter físico y/o electrónico.
En este sentido, se registra la información de manera categorizada de todo el personal que labora en la organización, distinguiendo el cargo que ocupa, habilidades y competencias, año de ingreso, remuneración devengada, datos personales, entre otros.
El objetivo de llevar a cabo un sistema de información de respaldo para los datos de los integrantes de una entidad, es que el mismo permita acceder con facilidad e inmediatez a la información cuando sea requerida.
Una de las formas y es la mas utilizada en la actualidad para guardar los datos de recursos humanos, es la creación de carpetas encriptadas en un ordenador (base de datos privada)
La fornacina que maneja recursos humanos debe ser privada, ya que en esta se encuentra datos personales de todos los trabajadores, incluyendo jornadas, asistencias y amonestaciones, se guarda en u historial visible únicamente por el personal de confianza.
Dependiendo la estructura de la organización recursos humanos puede ser independiente o general (finanzas y tesorería) en tal caso se almacena datos bancarios y todo lo referentes a egreso e ingresos en la empresa, en esta base datos privada.
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