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Crear una base de datos excel
1. Antes de empezar
El primer paso será obtener los datos a través de diferentes fuentes (pidiendolo al cliente, acciones online, facebook, tarjetas de fidelización, etc.). Hay que tomar un tiempo para pensar lo que esperamos del archivo y nuestro objetivo. Así, será más fácil hacerlo y saber las categorías que hacen falta integrar.
Si esperamos hacer una campaña de SMS masivos, tendremos que recopilar datos como nombre o móvil, pero también estaría bien conseguir su cumpleaños para felicitar al suscriptor.
Cuando se acaba este primer paso, se puede empezar a crear la base de datos.
2. Creación de la base de datos : la tabla
Una vez obtenida la información para la creación de tu base de datos, solo deberás acudir a Excel para crear una tabla que incluya, de manera organizada, los datos de tus clientes.
La primera fila de la tabla se compondrá de las diferentes categorías. Enumera, desplazándote de izquierda a derecha, todos los datos del cliente que vas a disponer. Así, cada columna de la tabla será dedicada a un tipo de información. Por ejemplo: Nombre - Número - Email, etc.
Para construir la base de datos de clientes, comenzaremos con la identificación del género del cliente (normalmente a través de la identificación formal de Señor-Señora o Sr Sra), el apellido, el nombre y la dirección que dividimos en varias columnas (calle, código, ciudad).
Si lo queremos, podemos organizar después los datos. Seleccionamos esta columna y utilizamos la función “ordenación y filtro” -> “filtro”, que ordenará automaticamente la columna.
3. Creación de la base de datos con excel: Integración de datos
Una vez creadas las categorías, hay que integrar los datos. Introduce cada cliente en cada fila respetando lo marcado en la columna. Si no tienes suficientes datos, realiza acciones concretas de marketing buscando ampliar y mejorar tu base de datos de clientes.
Además, para dar un empujón a tu empresa, plantea un alquiler de bases de datos particulares. Podrás segmentar de manera precisa las características que necesitas para llegar a más clientes potenciales manteniendo controlado el gasto de tu campaña.
4. Da cuerpo a tu archivo de clientes
Si todo va bien, tu clientela irá creciendo. La clave de un archivo de clientes útil es una actualización continua. Por tanto, sse debe dedicar tiempo para hacerlo, no mucho pero sí con regularidad.
Si cuentas con la llegada de nuevos clientes, añádelos como una nueva fila de tu tabla. Puedes incorporar los datos al final de esta. Excel es inteligente, los integrará por sí mismo a la base de datos y solo quedará ordenar alfabéticamente a partir de la categoría de tu elección.
Una herramienta potente, simple y más segura es la función “formulario”, que permite crear e integrar una ficha rápida con todas las características a rellenar. Esto permite evitar errores, sobre todo cuando la tabla ya dispone de muchas entradas.
5. Utiliza los datos de tus clientes
Tener una base de datos de clientes es un gran comienzo, pero solo es la primera etapa del trabajo que tendrás que hacer. Luego hay que utilizarlo. Por ejemplo, llegan las rebajas y quieres lanzar una gran operación de activación de clientes para mejorar tus ventas. Puedes recurrir a la base de datos que has ido trabajando, aunque también podrás apoyarte en el alquiler de bases de datos de particulares para campañas emailing y lograr así más clientes potenciales y atraer un segmento específico.
Imagínate que quieres lograr una clientela más joven. Solo tendrás que ordenar la columna de edad en orden creciente y elegir la sección de edad que más te conviene.
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