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Seguro que cuando os mencionan una rueda de prensa, lo primero que os viene a la cabeza son imágenes de futbolistas hablando después de los partidos, o de algún entrenador con sus “joyas” para llenar titulares de periódicos, o quizás de políticos haciendo campaña. Lo cierto es que una rueda de prensa es una de las herramientas de Comunicación y Relaciones Públicas con mayor poder para generar repercusión, siempre y cuando la información que en ella se difunda sea proporcionada e interesante para el público a la que va dirigida.
Una rueda de prensa es un acto en el que se convocan a diferentes medios de comunicación y agencias de noticias en un mismo espacio, para proporcionarles la misma información al mismo tiempo, sobre un tema en concreto. Luego, son ellos quienes se encargan de distribuir la información recibida a través de diferentes soportes para así llegar al siguiente eslabón de la cadena: la audiencia. De esta forma, se crea una relación cercana entre la organización y los medios en la que se aporta un servicio mutuo para ambos salir beneficiados de ella.
Organizar una rueda de prensa lleva su tiempo, y mucho trabajo detrás. Veamos a través de un ejemplo práctico como puede ser un festival de música, las diferentes tareas y fases que componen una rueda de prensa.
Una vez que está definidos los aspectos logísticos del festival tales como cartel de artistas, localización, infraestructuras, entradas, etc., llega el momento de difundirlo. ¿Cómo empezamos?
La convocatoria: queremos convocar a todos los medios posibles, con el principal objetivo de llegar a la mayor cantidad de público. Para asegurarlo, lo primero será elaborar un listado de medios, a los que posteriormente se enviará una convocatoria indicando motivo, día, hora y lugar en donde se realizará la rueda de prensa. La información debe ser concisa, solo debe incluir los datos donde tendrá lugar la rueda de prensa y con qué fin. No se debe adelantar ningún tipo de información a mayores con el fin de crear expectativa para que acudan a la cita.
El dossier informativo: el día de la rueda de prensa, según van llegando los medios, conviene entregarles un documento en donde facilitemos su labor; este documento incluirá los datos que queremos que difundan sobre el festival: las actuaciones, la programación al completo, el cartel, personas de contacto, y en general, todos los datos que creemos convenientes que los medios tengan para que puedan comunicar adecuadamente. Es incluso recomendable redactar una nota de prensa tipo con la información que nos gustaría que nos publicaran. Este dossier debe ser elaborado con bastante antelación y cuidando todos los detalles.
Material audiovisual: es conveniente emplear dispositivos en los que se puedan proyectar imágenes, vídeos, un tráiler o cualquier otro tipo de material gráfico que sirva como soporte al discurso: información de patrocinadores, fotos de los grupos que van a acudir, vídeos de los mismos o éxitos de otros años, por ejemplo. Este material debe estar perfectamente confeccionado antes del evento, y con un plan B por si algo falla.
El espacio: la imagen que está proyectando la organización ese día es muy relevante, por lo que debe ser impecable y el lugar tiene que ser acorde a lo que se quiere reflejar. Debemos recordar que los periodistas necesitan hacer su trabajo, por lo que el lugar debe estar adecuado a ello, facilitando lugares donde puedan sentarse, tomar notas y estar cómodos. Debemos asegurarnos que contamos con los medios técnicos para proyectar el material audiovisual previamente preparado, así como micrófonos y altavoces.
Elegir portavoz: va a ser la persona que dé la cara ante los medios de comunicación, independientemente de que haya varios presentadores durante la rueda de prensa. Es frecuente que sea alguien representativo dentro de la organización, pero es muy importante elegir a un portavoz que sepa actuar ante los medios, con capacidad de palabra, que hable con claridad y concisión y, obviamente, que esté totalmente informado de todo.
Turno de preguntas: es importante tener en cuenta que en casi todas las ruedas de prensa se deja que los periodistas interactúen con los ponentes, para completar así su información (aunque últimamente, en política sobre todo, las ruedas de prensa se convierten en monólogos que no aceptan preguntas e interacción de los medios, no es lo habitual). Es conveniente interactuar con ellos, así como prever las preguntas que nos pueden hacer y llevar las respuestas preparadas, sobre todo si somos conscientes de alguna carencia, o de algún antecedente desafortunado que seguro saldrá a la luz en busca de soluciones o prevención.
Fin de la rueda de prensa: una vez terminada, es el momento de hacer recuento de los medios que han acudido a nuestra invitación y los que no. En el caso de los últimos, se les enviará la información que entregamos en dicha carpeta informativa, para que puedan difundirla a pesar de que no hayan podido asistir.