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PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR, MODIFICAR Y CONTROLAR DOCUMENTOS Y REGISTROS
Código: P-GD-15
Versión: 4
Emisión: 2019-10-17
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
OBJETIVO
Establecer la metodología para la elaboración, codificación, presentación, administración y control de la documentación interna y externa y la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros, para evidenciar el cumplimiento de los requisitos del Sistema Integrado de Gestión y la conservación del conocimiento de la Universidad de Caldas.
ALCANCE
Este procedimiento aplica a los procesos de la Universidad y para todos los documentos y registros, ya sean internos o externos del Sistema Integrado de Gestión, e involucra todas las actividades comprendidas desde la detección de la necesidad de creación o modificación de un documento, su revisión y aprobación hasta la administración y control de los registros que evidencian su implementación.
RESPONSABLES
ADMINISTRADOR DEL SIG (REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN)
La responsabilidad de elaborar y/o modificar los documentos estratégicos
LÍDERES DEL PROCESO:
La responsabilidad de aprobar los documentos Generales
La responsabilidad de elaborar y/o modificar las caracterizaciones, matrices de comunicación, mapas de riesgos y tablas de indicadores de los procesos
USUARIOS INTERNOS DEL SISTEMA:
La responsabilidad de elaborar y/o modificar los documentos generales salvo las caracterizaciones, matrices de comunicación, mapas de riesgos y tablas de indicadores de los procesos.
SIG:
La administración y control de los documentos del Sistema Integrado de Gestión que involucra la puesta en vigencia de los documentos actualizados y aprobados, su identificación, disposición, legibilidad, fácil acceso y la protección contra el uso no intencionado de los documentos obsoletos, es ejercido por el Software SIG, adoptado como herramienta para este fin, a través del Acuerdo 011 de 2008 del Consejo Superior.
GRUPO INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
Es responsable del control de los registros el proceso de Gestión Documental, a través de la adopción de Tablas de Retención Documental en virtud de lo establecido por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivo), al igual que la administración y control de la normativa interna y externa por medio del normograma institucional.
Respuesta:
Después de hacer el documento. Tocar archivo, que esta en la parte superior de la pantalla. Este es en el caso de word y para otras aplicaciones ir a ekis (x) tocar guardar y colocas el nombre de tu documento