registro del proceso elaboración
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Respuestas
Respuesta:
Elaboración del Formato del Registro. El responsable de gestión de calidad es el encargado de elaborar el formato de cada uno de los registros del SGC
OBJETIVO
Establecer la metodología para la elaboración, codificación, presentación, administración y control de la documentación interna y externa y la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros, para evidenciar el cumplimiento de los requisitos del Sistema Integrado de Gestión y la conservación del conocimiento de la Universidad de Caldas.
ALCANCE
Este procedimiento aplica a los procesos de la Universidad y para todos los documentos y registros, ya sean internos o externos del Sistema Integrado de Gestión, e involucra todas las actividades comprendidas desde la detección de la necesidad de creación o modificación de un documento, su revisión y aprobación hasta la administración y control de los registros que evidencian su implementación.RESPONSABLES
ADMINISTRADOR DEL SIG (REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN)
La responsabilidad de elaborar y/o modificar los documentos estratégicos
LÍDERES DEL PROCESO:
La responsabilidad de aprobar los documentos Generales
La responsabilidad de elaborar y/o modificar las caracterizaciones, matrices de comunicación, mapas de riesgos y tablas de indicadores de los procesos
USUARIOS INTERNOS DEL SISTEMA:
La responsabilidad de elaborar y/o modificar los documentos generales salvo las caracterizaciones, matrices de comunicación, mapas de riesgos y tablas de indicadores de los procesos.
SIG:
La administración y control de los documentos del Sistema Integrado de Gestión que involucra la puesta en vigencia de los documentos actualizados y aprobados, su identificación, disposición, legibilidad, fácil acceso y la protección contra el uso no intencionado de los documentos obsoletos, es ejercido por el Software SIG, adoptado como herramienta para este fin, a través del Acuerdo 011 de 2008 del Consejo Superior.
GRUPO INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
Es responsable del control de los registros el proceso de Gestión Documental, a través de la adopción de Tablas de Retención Documental en virtud de lo establecido por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivo), al igual que la administración y control de la normativa interna y externa por medio del normograma institucional.
Explicación:
DEFINICIONES: Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Identificación: Nombre (titulo) con el que se identifica el registro, ejemplo: (queja, contrato, etc.). Almacenamiento: Lugar en el que se colocan los registros