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La comunicación podrá llamarse efectiva si ha producido en el receptor los cambios o las reacciones positivas deseadas. Aquella que se presenta bajo un proceso organizacional, la que hace posible que los miembros de cualquier empresa puedan trabajar en armonía, cooperar e interpretar las necesidades y las actividades que los pueden llevar a la productividad, la calidad y la sostenibilidad.
Esa comunicación que posibilita el buen funcionamiento en el seno de la familia como toda institución organizada, que debe perdurar a través de la transmisión de valores de generación en generación. Y todo esto es posible a través del uso adecuado de este proceso.
Aquella comunicación que a la vez, que hace posible, transmite y fija el amor verdadero y duradero entre las almas vivientes, sin importar sus diferencias: étnicas, credos, ideologías, condiciones físicas y mentales.
En fin, aquella que hace posible la comprensión, entendimiento, colaboración y el respeto entre todos los humanos en cada comunidad donde estos hacen vida, y que todo esto a su vez tenga efectos positivos en aquellas que hacen fronteras con las mismas.
La comunicación es una realidad humana que no se puede evitar, por lo que cada día se debe cuidar y cultivar, ya que es un proceso de organización continua, irreversible, ligada estrechamente al contexto en que ocurre, la que puede dejar marcada profundas huellas en el tiempo y en el espacio mismo.
Y para terminar debo agregar, que para que la comunicación sea efectiva en cualquier sistema organizado es necesario que la codificación de la información cumpla con las siguientes sugerencias:
1. Debe ser pertinente, es decir, que la información debe tener contenido y significado, elaborada a través de palabras, gráficos o símbolos bien tratados y definidos.
2. Debe estar laborada con sencillez, dentro de un orden que permita la comprensión inmediata.
3. Sus puntos principales deben ser resaltados por lo menos dos veces. En la repetición es que está el aprendizaje.
4. Debe contemplar un enfoque claro, donde se eviten los detalles innecesarios. La mucha palabrería puede traer confusión. Mensaje bueno, claro y conciso, mayor comprensión del mismo.
5. Debe evitar las diferentes interferencias que se puedan presentar y tratar cada caso según su particularidad. Tales como:
a) Las barreras que pueda ocasionar la semántica. Usar las palabras sobre las que el receptor tenga dominio de sus significados, a fin de que pueda decodificar el mensaje según la intención del mismo, y no le dé un significado que pueda irritar en vez de aportar alguna solución o conexión adecuada.
b) Las barreras físicas. Aquellas ocasionadas por situaciones incomodas del medio ambiente que impiden la buena comunicación, tales como: los ruidos, la distancia, la deficiencia del canal utilizado, la falta de iluminación, la presencia personal, entre otros.
c) Las barreras fisiológicas, que no son más que aquellos impedimentos que tienen algunas personas que pueden entorpecer la comunicación, como lo puede ser la sordera, la tartamudez, un defecto físico, el timbre de la voz, entre otros.
d) Las barreras psicológicas, aquellas que por agrado o desagrado, deformación, estado emocional, o prejuicios, hacen imposible la comunicación efectiva.
e) Y por último, las barreras administrativas, que por falta de planificación, buenas estrategias y metodologías, así como la elaboración incorrecta del texto, tanto verbal como escrito, provocan que no fluya la comunicación como debe ser en cualquier institución, llegando hasta el caos.
Vista la comunicación de esta manera, se puede generalizar diciendo que el fin de la comunicación no es sólo la transmisión de una información, sino que es más bien la coordinación de acciones en común que organiza la vida de los seres humanos y que determinan las buenas relaciones entre ellos, permitiéndoles vivir en un mundo más comprensible, de respeto mutuo, con vínculos sociales más duraderos.
Es un proceso mediante el cual un sistema transmite información a otro sistema que está en condiciones óptimas para recibirlo. Y como tal hay que sostenerlo, siempre mantenerlo actualizado y darle un trato muy especial, porque sin él la vida en sociedad sería muy difícil, por no decir imposible.