Respuestas
Claridad en la definición de objetivos: el paso nº1 para una gestión de proyectos de éxito
La falta de claridad en la definición de objetivos tiene varias implicaciones que afectan de manera negativa al proyecto, a sus participantes y a la Dirección misma. En concreto:
Al proyecto: pueden producirse retrasos causados por malentendidos, es posible que se produzca la convergencia de intereses, será necesario invertir más tiempo en negociaciones, puede hacer falta terminar empelando más recursos y, por tanto, acabará haciendo falta un presupuesto mayor del estimado.
A la Dirección: su imagen se ve deteriorada, puede perder la confianza, es posible que se vea abocado a una inadecuada gestión de recursos o a una asignación de cargas de trabajo desequilibrada.
A los participantes: puede haber malos entendidos, se empobrece la comunicación, pueden provocarse situaciones de insatisfacción o pérdida de motivación.
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Éxito de un proyecto y utilización de una metodología
Hoy día todo se mide, la tecnología avanza sin tregua y la inmediatez es una exigencia. Aplicado a la gestión de proyectos esto supone la necesidad de:
Conocer en todo momento en qué punto se está y hacia dónde se va.
Permanecer continuamente actualizado.
Priorizar la automatización cuando sea posible.
Mejorar las comunicaciones siempre que se pueda.
Alcanzar estos estándares no es posible sin la ayuda de instrumentos que permitan visualizar el estado, plantear unas directrices que guíen hacia las metas y establecer los medios necesarios para compartir información de calidad. Las metodologías para la gestión de proyectos reúnen los datos más relevantes que se han de conocer para dirigir el proyecto y ayudan a discernir lo esencial de lo secundario, al mismo tiempo que pueden emplearse en sí mismas como herramienta de comunicación.
Precisión en la planificación. Un aspecto incuestionable en la gestión de proyectos
Muy relacionado con el punto anterior, y estrechamente vinculado a las necesidades que en él se exponían, se encuentra el requisito de precisión en la planificación, sin el cual el riesgo aumenta y las posibilidades de entregar con éxito el proyecto disminuyen. La planificación es crucial para evitar fallos que, en estadios más tardíos, en pleno desarrollo de proyecto, pueden escapar al control. Por ejemplo:
Un error de cálculo en cuanto a la duración estimada de una actividad puede provocar el retraso de todas las siguientes, si existían dependencias.
Un planning excesivo en cuanto a la necesidad de recursos puede hacer incurrir en costes extra sin justificación.
Una mala planificación relacionada con la distribución de recursos puede llevar a tener que "compartir" recursos entre varias actividades, causando retrasos.