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PRODUCTO / SERVICIO
Este servicio consiste en la generación de informes financieros ya sean de
seguimiento o de finalización, con el fin de dar respuesta a los compromisos
contractuales acordados con las entidades financiadoras. Los informes tanto de
los proyectos de investigación como de extensión deben reflejar el estado actual,
de ingresos, egresos y disponibilidad de recursos.
1.1 CONTROLES DE CALIDAD
Con el fin de asegurar la oportuna y confiable prestación de este servicio se
cuenta con los siguientes controles de calidad:
Realiza seguimiento de fechas para elaboración de informes financieros, de
acuerdo con el cronograma de entrega de informes de cada uno de los
contratos, los cuales se pueden visualizar en el listado Total Proyectos.
Revisa que todas las reservas presupuestales registradas en el SIGEP, estén
debidamente legalizadas a la fecha del informe.
Elabora el informe financiero de acuerdo con el procedimiento estipulado, para
tal fin.
Revisión del informe financiero por parte del coordinador de administración de
proyectos.
Realiza encuestas de satisfacción del usuario para asegurarse de cumplir con
sus necesidades.
Se realizan reuniones de seguimiento personalizadas para verificar la gestión
del proceso y el cumplimiento con los plazos de entrega de los informes
financieros, con el objeto de generar acciones de mejoramiento y correctivas
para el caso en que aplique.
Comité de Calidad para la presentación de los indicadores del proceso donde
se establecen las acciones pertinentes para el mejoramiento del proceso.
FICHA TÉCNICA DEL SERVICIO
ELABORACIÓN DE INFORMES FINANCIEROS
Administración de la SIU Código: S-AP-02 Versión: 09 Página 2 de 5
Cualquier copia impresa, electrónica o reproducción de este documento sin la marca
“Copia Controlada” se constituye en una "Copia no Controlada”.
2 USUARIO
Entidades financiadoras, grupos de ciencia y tecnología de la SIU y procesos de la
Administración de la SIU.
2.1 OBLIGACIONES DEL USUARIO
2.1.1 Pasos a seguir
1. Si el informe es extemporáneo, realizar la solicitud por correo electrónico u
oficio por parte del investigador.
2. Revisar los informes financieros, de acuerdo con el compromiso adquirido al
firmar las actas de compromiso de cada proyecto de investigación y/o
extensión
3. Proceder con la firma del informe financiero.
2.2 PROPIEDAD DEL USUARIO
No aplica.
3 TIPO DE PROCESO
Misional.
4 PROCESO
Administración de proyectos de investigación y extensión.
5 INSUMOS/IMPLEMENTOS
Macro: Generación de informes financieros. Sistema SIGEP.
Formato para informes financieros entregados por cada uno de los entes
financiadores.
Comprobantes de ingresos.
Facturas que soportan las solicitudes de pedidos.
FICHA TÉCNICA DEL SERVICIO
ELABORACIÓN DE INFORMES FINANCIEROS
Administración de la SIU Código: S-AP-02 Versión: 09 Página 3 de 5
Cualquier copia impresa, electrónica o reproducción de este documento sin la marca
“Copia Controlada” se constituye en una "Copia no Controlada”.
Reportes de ejecución presupuestal de los centros gestores, teniendo en
cuenta la información reportada en informes anteriores, para el caso en que
aplique.
6 EQUIPOS
Computadores.
Impresoras.
Scanner.
7 RESPONSABLES
Coordinador proceso administración de proyectos.
Auxiliar contable y/o gestor de proyectos.
8 REQUISITOS LEGALES ASOCIADOS AL SERVICIO
Guía para la presentación de la ejecución financiera de los diferentes entes
financiadores, ya sean internos o externos.
9 OPORTUNIDAD
Los informes financieros deben entregarse en la fecha establecida por los
entes financiadores.
Se harán entregas bimestrales de informes financieros de proyectos de
extensión.
Los informes financieros solicitados por los investigadores, deben ser
entregados en el menor tiempo posible, dado que ellos requieren la ejecución
presupuestal para la toma de decisiones.
10 HORARIO DE ATENCIÓN
El estipulado por la Universidad.
FICHA TÉCNICA No. BREVE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN
FINAL FECHA
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