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Cómo realizar una combinación de correspondencia
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En este art ículo: Preparación Combinación de correspondencia en MS Off ice Combinació n de correspon dencia en OpenO ffice.or g Artículos relacionados
La combinaci ón de correspondencia es un software de ofimática que te permite adaptar un único docum ento para varios destinatarios. Puedes configurar y utilizar una combinación con cualquier ti po de documento, incl uyendo sobr es postale s, etiq uetas, cartas circulares, correos elec rónicos, faxes y cupones numerados. Lee los siguientes pasos y aprende como hacer una combinación de correspondencia en tu propia computadora.
Método
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Preparación
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Crea un archivo de datos. Puede ser un archivo de hoja de cálculo, archivos de base de datos o incluso un documento de texto con el formato adecuado. Los archivos de hoja de cálculo son los que generalmente más se utilizan; esta guía asume que estás utilizando un archivo de hoja de cálculo.
Tu archivo de datos debe contener toda la información que tendrá que cambiar de copia en copia. Por ejemplo, si escribes una carta circular, tu archivo de datos contendrá los nombres y posiblemente las direcciones de todas las personas a las que tienes intención de enviar la carta.
Coloca una sección de información en cada celda a lo largo de una línea, para que cada tipo de información (nombre, apellido, título honorífico y así sucesivamente) esté en su propia columna.
Haz nombres de columnas que sean razonables. La combinación de correspondencia lee los datos en columnas. Asumirá que la primera entrada en cada columna de información es el nombre general para ese tipo de información, por eso utiliza nombres que tengan sentido para tí.
Por ejemplo, comienza una columna de nombres escribiendo "nombres", luego coloca todos los primeros nombres en esa columna. Cuando el sistema te pregunte qué campo ingresar en tu carta, verás "nombres" como una opción, y recordarás cuál es el contenido de dicha columna.
Los usuarios de Microsoft Office que también utilizan Outlook para sus correos electrónicos pueden utilizar su libreta de direcciones de Outlook como un archivo de datos, si así lo desean.
Imagen titulada Do a Mail Merge Step 2
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Guarda el archivo de datos. Guárdalo en algún lugar en el que puedas encontrarlo fácilmen te, y colócale un nombre que sea fácil de recordar.
Imagen titul ada Do a Mail Merge Step 3
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Escribe tu documento principal. Este es el documento en el que insertarás la información. Por ejemplo, si escribes una carta circular, el documento principal es la carta. Los elementos que la combinación de correspondencia llenará por ti (tales como los nombres), deben dejarse en blanco por ahora.
Método
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Com binació n de corres pondencia en MS Office
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Abre el pane l d e tareas de co mbinación de cor respondencia. Desde tu documento princip al, haz clic en el pan el para abrirlo. Si no lo ves, abre el menú de herramientas y selecciona Combinación de correspondencia de la lista.
Imagen titulada Do a Mail Me rge Step 5
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Responde las preguntas de MS Office. La herramienta de combinación de correspondencia en Office tiene algunos pasos diseñados para hacer tu vida más fácil combinando tus archivos de un modo más inteligente y preciso.
Comienza por decirle qué tipo de documento estás escribiendo. Haz clic en el más adecuado, y l uego haz cl ic en Siguiente.
Dile al sistema qué "d ocumento de partida" (documento principal) quieres utilizar. Si has seguido estos pasos, debes poder seleccionar la opción "utiliza este documento". Haz c lic en siguiente.
Imagen titulada Do a M ail M erg e Step 6
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Escoge el archivo para combinar. Este es el archivo de datos que has creado previamente. Selecciona el botón de opción correcto y haz clic en Siguiente para buscar el archivo y conectarlo con tu documento principal.
Si prefieres utilizar tu libreta de dir ecc ion es de Ou t lo ok, selecciona esa opción.
Imagen titulada Do a Mail Mer g e St ep 7
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Escoge qué datos utilizar. Office te permite seleccionar y deseleccionar filas de información a tu gusto. Esto te permite elegir qué elementos de información del archivo de datos quieres combinar con el documento principal, haciendo que el archivo de datos sea más útil con el tiempo, ya que puedes utilizarlo para varias cosas distintas. Cuando estés satisfecho, haz clic en Siguiente.
Puedes ordenar los datos haciendo clic en los encabezados de cada columna. Esto puede ser útil si necesitas realizar una búsqueda a través de un montón de información.
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Explicación:
Respuesta:
Paso 1: Preparar los datos en Excel para la combinación de correspondencia
Paso 2: Iniciar la combinación de correspondencia
Paso 3: Insertar un campo de combinación Puede insertar uno o más campos de combinación de correspondencia para que obtengan la información de su hoja de cálculo y la inserten en el documento
Explicación: