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Explicación:
1. Definición de tareas:
En este primer paso se definen todas aquellas actividades que se realizarán dentro de la ejecución del proyecto. Entre más detallada sea dicha descripción, mejores resultados se obtendrán. Incluso, en los casos de tareas complejas, es recomendable dividir dicho apartado en actividades complementarias.
2. Definición de tiempos:
Con las tareas identificadas, el siguiente paso es asignar a cada una de ellas un tiempo de ejecución razonable. Para no incurrir en cálculos desproporcionados, se recomienda aplicar la experiencia en proyectos similares; en caso de que no existe experiencia, una opción es consultar a fuentes especializadas. El objetivo es que, al final de esta fase, el líder del proyecto tenga un tiempo de cada tarea y un tiempo global, dos cálculos que le servirán para trazar la estructura de todo el plan.
3. Relación entre tareas:
Sin embargo, el análisis de las tareas requiere de un matiz importante: la definición de aquellas de carácter simultáneo y, por el contrario, las que no pueden realizarse hasta la finalización de las que le preceden. Estos datos son de gran relevancia, pues de ellos, por lo general, se desprenden formas para optimizar los plazos de ejecución.
4. Restricciones:
Los plazos, a su vez, también tienen condicionantes, como por ejemplo cuando se trata de aquellas tareas que sólo se pueden realizar en determinados momentos o que están sujetas a factores externas (una reunión con un cliente, una fecha específica, etc). Este dato también ayudará a tener un mejor panorama de los plazos generales del proyecto y ayudará a optimizar cada una de sus fases.
En primer lugar, es necesario que identifiques todas las tareas que conlleva la realización del trabajo. Secuéncialas (decide qué tienes que hacer primero y qué después); algunas de ellas podrán realizarse de manera independiente mientras que en otras necesitarás haber finalizado una tarea anterior para poder comenzarlas.
En segundo lugar, una vez identificadas, piensa qué requiere cada una y estima cuánto tiempo te llevará completarlas. Ten en cuenta las actividades que dependan de la colaboración de otros (por ejemplo, realizar una entrevista, requerirá que contactes previamente a la persona y adaptarte a su disponibilidad).
En tercer lugar, estima de cuánto tiempo dispones, en qué momento del año le puedes dedicar más tiempo a la investigación (por ejemplo vacaciones) y en qué momentos menos (por ejemplo épocas de exámenes).
Reparte las tareas entre los diferentes momentos del año de que dispones. Puedes planificar por días, semanas, meses o trimestres, según la duración de cada tarea. Lo más importante es saber en qué momento tienes que acabar cada actividad para tener terminado el trabajo a tiempo (recuerda, la fecha límite de presentación es el 17 de agosto de 2016). Trata de dejar al menos una semana de margen, por si te surge algún imprevisto. Si vas a visitar sitios, ten en cuenta las fechas en las que cierran (por ejemplo, días festivos, fines de semana o vacaciones). Si necesitas la ayuda de otras personas, contacta con ellos lo antes posible para poder realizar otras tareas mientras esperas su respuesta.
Por último, recoge la planificación en un documento, que puedas consultar para saber si estás cumpliendo con los plazos previstos o necesitas realizar ajustes.