alguien sabe como puedo redactar una acta de administración de empresa?
Respuestas
Respuesta:
Consejos para redactar el acta del consejo de administración:
- El acta del consejo de administración antes de la reunión
Si conoce al dedillo los detalles que se van a tratar en la reunión, la tarea de redactar las actas es mucho más sencilla. Trabaje con el consejero delegado o la persona que va a moderar la reunión para asegurarse de que la reunión está bien estructurada y va a ser productiva.
- Durante la reunión
Si conoce a los participantes de la reunión, podrá tacharles de su lista de asistentes a medida que entre por la puerta de la reunión. Si no les conoce, siempre puede pasar una hoja para que confirmen su asistencia, o empezar la reunión con una breve introducción de los asistentes. Así podrá identificar fácilmente a aquellos que no asistieron a la reunión.
Como norma general, el acta del consejo de administración debe incluir lo siguiente:
- La fecha, hora y lugar de la reunión
- Los nombres completos del líder de la reunión y de la Secretaría del Consejo de Administración
- Los nombres completos de todos los asistentes, aunque no formen parte del Consejo.
- Si hay alguien que llegue tarde es importante anotarlo (sobre todo si se han votado mociones antes de su llegada).
- Un resumen de las actas de la reunión anterior y los resultados de esta.
- Decisiones tomadas para cada aspecto del orden del día:
- Acciones que se deben tomar o se han tomado
- Las peticiones palabra por palabra, el resultado de las mismas y el nombre de la persona que la ha realizado.
- El voto de los consejeros para cada una de las mociones.
- Cualquier conflicto de interés y el modo en que se han tratado los conflictos de intereses.
- Temas tratados y temas desestimados.
- Nuevos asuntos que se han comentado.
- La hora en que se ha clausurado la reunión, la fecha y el lugar de la reunión.
- Indique también si se ha llevado a cabo una reunión de dirección. Normalmente no se redactan actas de dichas reuniones, pues es el momento en el que se tratan los temas sobre empleados y juicios pendientes.
- Tras la reunión
Procure escribir la versión final del acta del consejo de administración cuando se acabe la reunión, ya que así tendrá todos los detalles frescos. Repase los borradores de las actas que ya ha redactado, y añada notas o aclaraciones donde sea necesario. Asegúrese de que cada acción que el Consejo haya tomado tiene una explicación breve, y los motivos de la decisión. Si se han aportado otros documentos a la reunión, haga un apunte sobre dónde es posible encontrarlos o añádalos al apéndice, pero no los resuma en las actas. Envíe de manera segura las actas a los consejeros para que las revisen antes de enviarlas para aprobarlas. Puede enviar las actas de varias maneras:
Correo electrónico. Puede usar el correo electrónico si usa un procesador de texto para redactar las actas, como por ejemplo Microsoft Word. Los documentos de Microsoft Word se pueden guardar como PDF y enviarse por email con otros documentos de la reunión adjuntos. Asegúrese de que el documento está protegido con contraseña, y envíe la contraseña en un email a parte (o incluso, evite enviarlo por correo electrónico. Asegúrese de que todos los consejeros han recibido correctamente los archivos enviados.
Herramientas de colaboración. Las herramientas de colaboración seguras permiten compartir las actas de manera confidencial con los consejeros. Además permiten añadir documentos adicionales tratados en la reunión del Consejo de Administración. Las plataformas para gestionar los Consejos de Administración le permiten redactar las actas, además de compartirlas en un entorno seguro, donde también podrá distribuir y almacenar el resto de documentos del Consejo de Administración. De este modo podrá ahorra tiempo y mantener todos los documentos seguros.
Copias impresas. Necesitará guardar una copia final de las actas como referencia de los asuntos tratados. Además, deberá imprimir copias para los consejeros para que aprueben las actas de la reunión.
Explicación:
El acta del consejo de administración es esencial para capturar la esencia de los problemas tratados y las soluciones derivadas de las reuniones del Consejo de Administración. Es obligatorio guardar copias de las actas para poder revisarlos en el futuro y por asuntos legales.