Respuestas
Adiana, una de nuestras lectoras y partícipe en el blog nos hace una consulta que me parece interesante contestar en una entrada, por ser básica en la gestión de proyectos y probablemente crítica. Adiana pregunta: “Buenas Tardes. quisiera saber que es objetivo general y que es objetivo especifico”. Sintetizo a continuación lo que suponen esos dos conceptos para mí.
META (Objetivo general): En todo proyecto existe sólo una meta general a alcanzar, digamos el propósito general. Vamos a poner algunos ejemplos:
Digitalización e indexación de todos los contratos de arrendamiento de una entidad bancaria, para que sean accesibles desde cualquier delegación internacional de la compañía y puedan ser consultados por sus respectivos departamentos de gestión financiera a través de la intranet en un plazo total de 6 meses.
Otro ejemplo. Organización y transferencia de los archivos de oficina de una compañía de seguros para que los documentos tramitados y semiactivos, de uso poco frecuente, no ocupen espacio útil en las oficinas donde el coste de metro cuadrado es muy elevado, tomando como fecha límite septiembre de 2010.
Otros ejemplo. Consultoría documental en un plazo máximo de tres meses, para determinar el coste, el plazo y el método de implantación de un departamento corporativo de gestión de información con responsabilidad en gestión documental.
En definitiva la META debe servir para:
Define el resultado final esperado (producto o servicio)
Es el punto de referencia permanente para solucionar dudas o conflictos. Imagina que en el primer ejemplo que he puesto con el proyecto definido y en marcha, la entidad a la que presto servicio (un banco) decide que se deben digitalizar además todos las pólizas hipotecarias. Lógicamente yo deberé argumentar que eso no forma parte de la META del proyecto planteado y que se debe gestionar o bien como un cambio o bien como un nuevo proyecto.
Da coherencia a todos los objetivos (ahora veremos a qué me refiero) que conforman el proyecto.
OBJETIVOS (Objetivo específico): para poder llevar a cabo la META especificada anteriormente deben alcanzarse hitos parciales o fases. La suma de los mismos producirá como resultado final (si se hace bien) el cumplimiento de la meta general planteada. Los objetivos son más específicos y orientados a la acción. Tienen las características que aparecen sintentizadas en esta entrada anterior.
Te pongo un ejemplo sencillo, fuera del contexto documental por si tienes alguna duda:
META: Disfrutar 15 días de Vacaciones en New York durante el mes de agosto de 2009
OBJETIVOS:
Realizar un presupuesto general: transportes, alojamiento, manutención y otros gastos. Si no dispongo de ese presupuesto deberé modificar la META general planteada (¿otro sitio? ¿menos tiempo?…)
Solicitar a mi Jefe autorización para disponer de esos días libres antes del 15 de junio de 2009.
Reservar billetes de avión entre el 15 de junio y el 25 de junio.
Localizar y reservar alojamiento, preferiblemente en Manhatan antes de 30 de junio.
Renovar el pasaporte antes del 30 de junio y verificar los trámites legales necesarios para acceder como turista europeo a Estados Unidos…
…
En definitiva los objetivos son concretos, medibles, con un responsable, un logro y delimitados en el tiempo para poder alcanzar la META GENERAL de forma exitosa.
Adiana, espero que te resulte útil.Respuesta:
Explicación: