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Para qué es útil presentar información escrita en formatos digitales
El uso de documentos digitales juega un papel muy importante en estas mejoras ya que permite distribuir tareas a través de un flujo de trabajo de forma automatizada, llevando un control de las mismas de forma eficaz. ... Ya sean textos o cualquier otro tipo de documento como planos, fotografías, audio o vídeo.
En la actualidad los procesos realizados en cualquier organización están cambiando,la industria se está modernizando en todos los ámbitos, buscando siempre la automatización y tratando constantemente de hacer más eficientes sus procesos para mejorar sus resultados.Eluso de documentos digitales juega un papel muy importante en estas mejoras ya que permite distribuir tareas a través de un flujo de trabajo de forma automatizada, llevando un control de las mismas de forma eficaz.
Sin embargo eso no lo es todo, también han surgido y seguramente seguirán surgiendo diferentes regulaciones tanto nacionales como internacionales, que aunque muchas veces no nos competan directamente, muy probablemente tengan que cumplirlas algunos de nuestros clientes que tengan operaciones internacionales, como la famosa sarbanesOxley que evita que las empresas reporten datos falsos con el fin de cotizar más alto en la bolsa NYSE, o HIPAA que habla de la portabilidad del seguro y de la confidencialidad de los datos en el área de salud, estas leyes obligan a manejar de manera adecuada la información y esto se facilita con el manejo de documentos digitales que soporten la operación, a través de sistemas que lleven registros de las versiones y modificaciones de documentos específicos que se generan en la organización.
Uno de los eventos más relevantes en el mundo fue la caída de las torres gemelas en Nueva York, en donde muchas de las empresas que operaban en esas torres almacenaban su información allí mismo sin ningún respaldo, esas empresas desaparecieron, sin embargo aquellas que tenían un respaldo en alguna otra localidad pudieron seguir operando sin ningún problema, de ahí la importancia de tener información digital respaldada, ya que el activo más importante de cualquier organización siempre será su información.
Existen muchas soluciones de gestión documental que permiten hacer búsquedas inmediatas de cualquier información, llámense facturas, recibos, contratos, manuales, etc. Ya sean textos o cualquier otro tipo de documento como planos, fotografías, audio o vídeo. Estas soluciones permiten almacenar, respaldar, dar tiempo de vida a los documentos, distribuirlos y consultarlos desde cualquier parte del mundo, también permite llevar un registro de las modificaciones que se le hicieron al documento, bloquear información sensible, etc. logrando tener una operación basada en documentos digitales que permita ahorrar, ser más eficientes y tener toda la información segura y respaldada.
Los formatos digitales sirven para aportar información necesaria o requerida por las personas, a través de herramientas virtuales tecnológicas computarizadas desarrolladas de forma llamativa y resumida para el interés del individuo.
Por lo tanto, la utilidad de presentar información en formatos digitales son:
- La impartición del conocimiento a través de recursos tecnológicos.
- Proporcionar una información resumida con interés social.
- Para que las personas pueden obtenerla en sus diferentes equipos eléctricos como computadoras y celulares inteligentes.
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