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Justificación
La comunicación en el caso de la administración de las organizaciones es muy importante para la consecución de los objetivos. La comunicación organizacional se establece por diferentes vías, siendo una de ellas la presentación de informes de manera escrita y oral.
1. La lógica de exposición
Una manera de desarrollar las ideas es tener presente la lógica de exposición, tratando de delimitar dónde termina una idea e inicia otra, de tal forma que no se opongan sino que se complementen.
2. El marco de referencia
La indagación previa a redactar un informe
Es necesario que todo informe esté sustentado en un marco de referencia específico, sea este escrito (documental, bibliográfico), o con base en lo expresado por personas consultadas o por datos extraídos de una realidad que ha sido investigada mediante un método y unas técnicas suficientemente confiables.
3. La redacción del informe
El proceso de redacción
Con la indagación previa realizada, se comienza a redactar el informe. Para ello se deben considerar algunos aspectos de relevancia como son los siguientes: todo informe debe contener un objetivo general y un determinado número de objetivos específicos. Ellos deben ser redactados de tal manera que al desarrollar el trabajo, no queden aspectos importantes sin tratar.
4. La justificación
Los informes tienen su origen en una necesidad (petición, respuesta a un problema, observación...) De ahí que se necesita redactar una justificación del porqué se está presentando. En la justificación se incluye el propósito (objetivo general) y los objetivos específicos. La justificación contiene el marco de referencia y las ideas de lo que se va a tratar en su desarrollo. Este apartado es una referencia a lo que contiene el cuerpo del trabajo, teniendo como norte atraer la atención del destinatario y de cualquier posible lector. Es el inicio de un pensamiento, y como tal, debe ser lógico, congruente y sintácticamente bien elaborado.
6. Las conclusiones
Las conclusiones deben estar ligadas con el propósito general y con el objetivo u objetivos planteados. Las conclusiones constituyen la síntesis ordenada de los hallazgos y expresan la calidad del análisis realizado, por su solidez y criterio expresado. El manejo de la información ha de ser lo suficientemente completo, para que cada conclusión sea acertada.
7. Las recomendaciones
Las recomendaciones se desprenden directamente de las conclusiones. Van de la mano del criterio informado, el cual es producto del análisis de la situación estudiada. Deben conservar su carácter de objetividad y estar basadas en los principios de pertinencia y viabilidad. Estas se derivan del análisis de los hallazgos y están ligadas con el corpus general del trabajo.
Son recomendaciones pertinentes si se fundamentan en hechos objetivos y por tanto verificables. El carácter de pertinente es el que les da solidez. La viabilidad se basa en razones de oportunidad de llevarlas a cabo en tiempo, espacio, recursos a invertir, legalidad y otras de similar naturaleza.