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7. 1.- Definición de un organigrama.
Se entiende por organigrama a una estructura arbórea invertida, es decir, partiendo de una base vamos creando ramas de las que parten nuevas ramas.
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Para insertar un organigrama usamos un programa que viene con el paquete de Office ajeno a Power Point. Este programa se llama “Microsoft Organization Chart” y en la instalación de Office se debe indicar que se quiere instalar.
Al ser un programa nuevo también se usa con Ms Word.
Este programa, al igual que “Microsoft Editor de Ecuaciones”, trabaja en colaboración con otro programa (Word o Power Point). En un programa normal usamos la opción de archivo / guardar para conservar el trabajo, pero con estos programas (Editor Ecuaciones y Organization Chart) usamos la opción de “Archivo / Cerrar y volver a....” con lo que el resultado se recoge en la aplicación que los llamó.
7. 2. Cómo crear un organigrama
La forma más rápida de agregar un organigrama a una presentación de Power-Point es Insertar / Nueva diapositiva / Organigrama. Luego pulse dos veces sobre el dibujo de organigrama con lo que automáticamente se abre el programa Org Chart.
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7.3. Cómo elegir un estilo
Para cambiar el estilo del organigrama selecciónalo completo -o una parte- con el ratón, y elegir el menú Estilos y en la paleta el nuevo estilo.
7. 4- Cómo agregar miembros de plantilla
Si elige el estilo de organigrama predeterminado, éste incluye cuadros para un gestor y tres subordinados. En cada cuadro puede introducir un nombre de persona y un cargo, así como dos líneas de comentarios opcionales.
Se puede cambiar esta estructura por defecto por una de un solo cuadro. Mientras está en Microsoft Organization Chart, elija Edición/Opciones.
Si no quieres introducir cargos en su organigrama hay que asegurarse que se elimina el texto que dice “escriba aquí el cargo” porque si no el texto aparecerá en su organigrama. Las líneas de comentario son opcionales y no aparecerán si no las introduce.
Después de que introduzca datos en estos cuatro cuadros predeterminados necesitarás agregar miembros de plantilla adicionales, que incluirá subordinados, asistentes, colegas y gestores. Los botones de la barra de herramientas del organigrama hacen que esta tarea sea sencilla.
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Puede eliminar un miembro de plantilla seleccionándolo/s y presionando la tecla Supr.
Para agregar un asistente (subordinado, colega, etc) pulse el botón Asistente (subordinado, colega, etc) de la barra de herramientas y seleccione el cuadro de la persona a la que informa dicho asistente. Se agregará un cuadro para el asistente.
7. 5. Cómo dar formato al organigrama
Puede crear un organigrama rápidamente utilizando las opciones de formato predeterminadas o puede hacer modificaciones en el texto, colores, cuadros y líneas.
FUENTES: Seleccione el texto que quiera cambiar -un cuadro individual o un organigrama entero- y elegir Texto / Fuente.
TEXTO COLOR: Con Texto / Color.
TEXTO ALINEACIÓN: Texto / Derecha, Texto / Izquierda, Texto / Centrado.
CUADRO COLOR: Cuadro / Color
SOMBRA DE CUADRO: Cuadros / Sombra
BORDE DE CUADRO--> Primero se selecciona el o los cuadros a cambiar y luego:
Estilo del borde: cuadros / estilo de borde
Color del borde: Cuadros / Color del borde.
Estilo de línea del borde: cuadros / estilos de línea del borde
FORMATO DE LÍNEAS --> hace referencia a las líneas que unen los cuadros. Seleccionar el organigrama al que quiere dar formato arrastrando con el ratón hasta cubrir todo el área (o ctrl. A o Edición | Seleccionar todo) o seleccionar el área al que quiera dar formato.
Grueso de las líneas conectoras: Líneas / Grosor.
Estilo de las líneas: Líneas / Estilo.
Color de estas líneas: Líneas / Color.
7. 6. Cómo ver un organigrama
Ajustar a la ventana. Muestra el organigrama en una ventana completa.
50% del Actual. El tamaño predeterminado.
Tamaño actual. Incrementa el organigrama al 100%.
200%, del Actual. Hace un zoom. También puedes usar el botón Zoom de la barra de herramientas
7. 7. Herramientas de dibujo
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Para ver estas herramientas: Ver / Mostrar herramientas de dibujo. Aparecen en la barra de herramientas los botones que le permiten dibujar sus propias líneas y cuadros.
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7. 8. Modificar y guardar organigramas
Después de terminar su organigrama necesitas guardarlo. Hay que elegir entre:
Cerrar y volver a Presentación. Si abrió Microsoft Organization Chart desde otro programa (como PowerPoint) --> cierra el organigrama y sale de Organization Chart.
Actualizar Presentación. Actualiza la presentación de PowerPoint con el nuevo organigrama y no sale de Microsoft Organization Chart.
Guardar copia como. Abre el cuadro de diálogo Guardar organigrama, donde puede guardar su organigrama fuera de PowerPoint
Salir y Volver a Presentación. Cierra el organigrama y sale de Organization Chart sin importar si ejecutó la aplicación desde PowerPoint o independientemente.
Cuando se guarda un organigrama en una presentación de PowerPoint (o desde Word) .
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