Question

Cuales son las funciones de un asistente administrativo?

Answer 1

Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad.Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad.Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo.Elabora proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago de condominios, pago de asignaciones a la Federación de Centros Universitarios, Centro de Estudiantes y otras asignaciones varias.Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso.Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales.Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna.Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios.Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia.Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, fondo fijo, avance a justificar, caja chica, etc.Realiza registro contable.Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de urgencias.Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a justificar.Elabora y envía a la unidad de contabilidad memorándum con los factores de justificación de los avances a justificar y de los fondos fijos y caja chica.Elabora y tramita solicitudes de autorización de modificación presupuestaria.Realiza trámites de solicitud de verificación presupuestaria, ante la Unidad de Planificación y Programación Presupuestaria.Controla los incrementos y creaciones de los fondos fijos de funcionamiento, fondos especiales y caja chica.Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía al archivo general.Tramita los depósitos bancarios y mantiene registro de los mismos.Suministra materiales y equipos de trabajo al personal de la dependencia y controla la existencia de los mismos.Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las edificaciones, máquinas y/o equipos de la dependencia.Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos.Lleva control de la caja chica.Brinda apoyo logístico en actividades especiales.Recopila, clasifica y analiza información para los planes y programas.Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por la unidad.Lleva y mantiene actualizado archivo de la unidad.Mantiene actualizados registros, libros contables, entre otros.Atiende e informa al público en general.Recibe, verifica y registra las requisiciones de compras de unidades solicitantes.Elabora solicitud de cotizaciones o licitaciones a los proveedores previamente seleccionados por el supervisor.Llena formatos diversos relacionados con el proceso de compras.Verifica la disponibilidad presupuestaria de las unidades solicitantes.Recibe licitaciones y/o licitación de los proveedores.Recibe expedientes de las unidades solicitantes y lleva registro de las órdenes de compras.Transcribe y mantiene actualizados en el sistema toda la información relacionada con el proceso de compras.Hace seguimiento a las órdenes de compras y la recepción de mercancías.Calcula los datos para las órdenes de compras y órdenes de pago.Desglosa y distribuye las órdenes de compra a las unidades involucradas.