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Explicación:
Las TÉCNICAS DE OFICINA se aplican en todas y cada uno de los cargos de una Oficina, es decir, en las diferentes ocupaciones necesarias según el objeto de la Empresa. En el correcto funcionamiento de una oficina, cualquiera que sea la Naturaleza de sus actividades se consideran tres factores esenciales que son: • Equipo humano o personal de trabajo • Equipo material o elementos de trabajo • Equipo mecánico o elementos de oficina
3. 1) Las técnicas de oficina permiten una organización y sistematización de toda la información de la empresa. 2) Facilitan el desempeño laboral de las empresas y oficinistas. 3) Agilizan el curso de las transacciones de la empresa dejando una imagen de eficiencia y organización ante su público.
4. EQUIPO HUMANO O PERSONAL DE TRABAJO: está integrado por el grupo de personas que pone su talento, su capacidad, sus conocimientos, su voluntad de trabajo al servicio de la Empresa que lo ocupa para procurar el desarrollo normal de sus actividades y el progreso y prosperidad de la misma. Ocupaciones comunes: MECANOGRAFO: Reciben también el nombre de Dactilógrafos, es el empleo más común y necesario en toda Empresa, por esta razón existe en el campo laboral una gran cantidad de personas en esta tarea. La importancia de este cargo en toda oficina es de carácter Comercial o Privado. Un mecanógrafo para desempeñarse como tal debe cumplir algunos requisitos como: • Rapidez en el manejo de la máquina • Dominio del Idioma • Manejo correcto de aspectos como: gramática, puntuación, Ortografía, vocabulario. • Manejo de las diferentes máquinas de Oficina
5. RECEPCIONISTA: La Recepción es la función que desempeña una persona cuando personal o telefónicamente atiende al público, sirviendo de enlace entre éste y los funcionarios de la empresa. Los requisitos para desempeñarse como recepcionista son: • Los Modales y la Cortesía • Dominio Oral y escrito del Idioma • Dominio de la Mecanografía • Discreción y Buen Criterio • Manejo en Computador o Central telefónica • Firmeza y Criterio en situaciones falsas o descorteses • Paciencia en el trato con personas difíciles ( Tolerancia ) • Apropiada atención telefónica
6. CONTADORES Y AUXILIARES DE CONTABILIDAD Principales Condiciones: * Conocimientos técnicos de la Ciencia contable * Capacidad Directiva como jefe de una Dependencia * Capacidad de control en las labores propias de su Cargo El Cargo de Contador y Auxiliar de Contabilidad Exige: * Destreza en la Operación de Máquina de Oficina. * Destreza en el diligenciamiento de comprobantes y Documentos contables. * Conocimientos de Contabilidad * Conocimientos de Matemática Financiera * Conocimientos en Técnicas de Oficina
7. SECRETARIA O SECRETARIO La profesión de Secretaria(o) otorga a quien la ejerce cabalmente, la facultad de convertirse en verdadera piedra angular de la Empresa. • BASICO: Mecanografía, Ortografía y Redacción • INTELECTUAL: Conocimiento sobre actividades relativas a su profesión: Archivo, Contabilidad, Matemáticas, correspondencia etc. • VALORES HUMANOS, Desarrollo de la Personalidad y Relaciones Humanas
Las técnicas de oficina se clasifican en:
- Técnicas de documentación.
- Técnicas de archivo.
- Técnicas de gestión.
- Técnicas de comunicación.
¿Qué son las técnicas de oficina?
Son un conjunto de procedimientos y actividades, que se realizan en las oficinas para mejorar la eficiencia y el rendimiento de los trabajadores.
Entre las principales técnicas de oficina incluyen:
- La organización del espacio.
- El manejo de documentos.
- Los archivos.
- La gestión de la información.
- La comunicación.
- La planificación.
- El control de las actividades.
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