Respuestas
Respuesta:
Explicación:
Recibir los documentos que ingresan por la ventanilla
de la Unidad, revisando que contengan la información
principal del solicitante (nombre, cédula, datos de
correspondencia). Si no la trae se solicita al
ciudadano que la diligencie.
Recibir la correspondencia que llega por el servicio
de valijas; verificando y registrando los datos de:
número de valija, precinto y guía.
Recibir los oficios remitidos al correo “PQR-ROC” por
parte de entes internos o externos a la entidad. Revisar y consultar los documentos que nos llegan
por valija, tanto en el correo como en el SGD-Orfeo,
con el fin de escribir su número de radicado
correspondiente (en caso de que haya sido radicado
con anterioridad) ó se procede a radicar si no ha sido
previamente remitido.
Realizar el proceso de alistamiento, el cual consiste
en poner sello con la fecha del día, nombre del
auxiliar que realiza este proceso, y pegar la guía al
documento, o escribirla a lápiz, en caso de que varios
documentos sean remitidos ésta.
Radicar las comunicaciones administrativas,
registrándolas directamente mediante el SGD-Orfeo
ingresando los datos solicitados y direccionando a la
dependencia competente. Los documentos que ya
vienen radicados (de las direcciones territoriales), se
les hace registro de evento en el sistema Orfeo.
Identificar y entregar los documentos de la siguiente
manera:
1. los ingresados por el aplicativo “Astrea” son
entregados a la persona del archivo encargada
directamente para su organización.
2. Los ingresados por Orfeo a PQR y PQR-ROC, se
entregan al auxiliar de archivo encargado.
3. Los documentos pertenecientes a la dependencia
de Valoración y Registro, son remitidos en físico, sin
realizar ningún trámite de radicación, ya que allí les
dan un tratamiento propio de su área.
4. Los documentos “administrativos” son remitidos en
físico directamente a las dependencias que fueron
direccionados virtualmente.