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1 Descentralización de archivos
Existen empresas que trabajan con ordenadores conectados en red en distintos centros de trabajo que se ubican incluso en distintas localizaciones y puede que no tengan un servidor central.
El problema radica en que cada ordenador tiene almacenados sus documentos de forma local y no existe un repositorio centralizado. Esta descentralización administrativa dificulta el acceso a la información almacenada en el resto de ordenadores de la organización.
Otras empresas sí disponen de un servidor en el que almacenar sus archivos, y utilizan para ello un sistema ineficaz de estructura de carpetas. En la gran mayoría de ocasiones, este sistema de carpetas no es muy ágil a la hora de localizar los documentos.
Los sistemas de gestión documental son una excelente herramienta para conseguir tener los archivos y documentos centralizados. De esta forma, son accesibles para todos, independientemente de donde estén ubicados los usuarios que quieran acceder a ellos.
Si quieres conocer más acerca de la gestión documental, revisa nuestro Post "Gestión Documental: accede rápidamente a tus facturas".
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Los sistemas de gestión documental permiten realizar búsquedas eficaces, versiones de los documentos e incluso con la certificación certificada, copias de los documentos originales.
Mediante un sistema de almacenamiento cloud (en la nube) los documentos se encuentran accesibles a todos los usuarios. Un sistema de permisos adecuado posibilita que todos los usuarios accedan cuando y desde donde quieran a la información.
Mediante sistemas de digitalización de documentos en los cuales los papeles se convierten en ficheros digitalizados, los problemas de extravío o pérdida desaparecen. Además, estos documentos no se deterioran con el paso del tiempo.
Al concentrar todos los documentos y acceder a ellos de forma ágil y simultánea ya no se producen los retrasos a la hora de enviar documentación a nuestros clientes. Si los documentos son justificativos de los procesos de gestión, véase por ejemplo, albaranes, notas de gastos, partes de trabajo, etc., se agiliza su localización y por lo tanto su envío.
2 Falta de comunicación
Según Peter Drucker, “El 60% de los problemas empresariales son consecuencia de una mala comunicación”.
3 Control de recursos
Las empresas de servicios descentralizadas que cuentan con muchos recursos humanos tienen muchas posibilidades de que ocurran distorsiones y errores personales en sus procesos.
4 Gestión de incidencias
La descentralización administrativa provoca incidencias. Y si tenemos muchas incidencias con nuestros empleados, si tenemos muchas quejas de los clientes o si tardamos mucho tiempo en corregirlas, deberemos hacer un seguimiento de dónde está el problema para poder corregirlo cuanto antes.
5 Organización y dirección de equipos: delegación en mandos intermedios sin la suficiente autonomía
En ocasiones, la descentralización conlleva problemas en cuanto a la mala elección de los responsables adecuados, la falta de autonomía de estos responsables, o la falta de explicación de las tareas a realizar.