Respuestas
Respuesta:
Los empresarios y comerciantes hacen transacciones comerciales y emiten documentos en donde quedan establecidas las características de la operación hecha.
Los documentos son la constancia del acuerdo y sirven a cada una de las partes para exigir a la otra se cumpla lo que allí esta acordado, o también para demostrar que se ha cumplimentado con obligaciones en suspenso o pendientes.
Estos documentos comerciales sirven también como reflejo documental para realizar y probar las registraciones contable, las cuales carecerán de valor si no tienen el respaldo de la documentación correspondiente.
CARACTERISTICAS
Los Documentos Comerciales, en general, presentan las siguientes características:
a) Respaldan hechos económicos con incidencia patrimonial para el ente.
b) Constituyen un medio de prueba por escrito de la relación comercial establecida entre el comprador y el vendedor, en caso de controversias.
c) Permiten individualizar la operación que respaldan (Compras, Ventas, Pagos, Cobros, etc.)
d) Dan nacimiento al Proceso Contable.
CLASIFICACIÓN
Desde el punto de vista de un empresario se puede clasificar a los documentos comerciales en 2 grupos:
Documentos propios: Estos son los que emiten el empresario, es decir son los que el confecciona. Estos a su vez pueden ser: Comprobantes entregados a terceros: cuando emiten facturas, recibos, etc., guarda una copia de ellos o Comprobantes internos: son aquellos que se utilizan para realizar el registro del movimiento interno, es decir dentro de la misma empresa, ya sea de sus distintos departamentos o sucursales.
Documentos emitidos por terceros: Son los que emiten otros empresarios y que les sirven para controlar y registrar las transacciones mercantiles que ha realizado con terceros. Estos tienen la misma finalidad que los documentos propios.
CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
De conformidad a lo determinado por el artículo 67 del Código de Comercio, los comerciantes tienen la obligación de guardar toda la documentación probatoria de las anotaciones contables de su empresa, durante 10 (diez) años a contar de la fecha de emisión de los mismos.
COMPROBANTES.
Un comprobante es un medio material que sirve como elemento de prueba y verificación de la existencia de una variación patrimonial y de una operación comercial.
Podemos observar que no se acepta el comprobante “oral”, sino que debe estar instrumentado sobre algún medio material.
Los comprobantes en poder de la organización pueden ser: propios o de terceros.
Los propios son los de la propia empresa.
Los de terceros son los originados fuera de la organización, son de otras empresas o personas y pueden ser registrables o nó.