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La comunicación es un elemento de gran relevancia en las relaciones humanas. Una persona, por naturaleza, requiere relacionarse con otros individuos para poder satisfacer sus necesidades de afecto y socialización.
En el caso de las empresas, la comunicación es la base estructural de cualquier organización.
La transmisión de información es una actividad diaria y de gran importancia.
Las empresas necesitan mantenerse actualizadas, estar al tanto de las nuevas tendencias e innovar en productos y servicios, lo cual permite su permanencia en el mundo de los negocios y estar dentro de las empresas altamente efectivas. Para eso es necesario que se comprometan a nivel corporativo a darle el valor que realmente se le debe dar a los procesos vitales de comunicación interna y que le permitan alcanzar los objetivos institucionales y ser competitivas en relación a las demás organizaciones.
La comunicación organizacional es una herramienta fundamental en las relaciones laborales hoy en día, ya que da lugar a la transmisión de la información dentro de las organizaciones para identificar los requerimientos y logros de las mismas y de sus colaboradores.
La comunicación organizacional permite el conocimiento de los recursos humanos, su desarrollo en la empresa, así como la productividad que generan.
La principal finalidad de la comunicación organizacional es primordial para cumplir con los objetivos institucionales; elementos que en conjunto dan paso al desarrollo de las empresas y de sus empleados para que se vayan preparando para alcanzar su mejor desempeño en los mercados.
La comunicación interna, es el conjunto de todas las actividades realizadas por una empresa para crear y mantener las relaciones entre sus miembros, a través del buen uso de los diferentes medios de comunicación existentes en la organización.
La comunicación interna ayuda a:
Que la empresa ofrezca un reconocimiento a quienes la conforman en un ambiente de cordialidad para que los estimule en las actividades laborales y se origine una mayor efectividad en los procesos.
Poder conocer en gran medida a la organización y que sus miembros se familiaricen con ella.
Aumentar el compromiso de sus colaboradores con la empresa
Fomentar el intercambio de información en la organización
Que los empleados entiendan la necesidad de los cambios en la empresa y a que reduzcan su resistencia los mismos.
Que la gente sienta que tiene una participación activa en el negocio
Establecer mejores relaciones entre jefes, colegas y dependientes
Dentro de la comunicación organizacional existen diversos medios utilizados para comunicar planes, instrucciones, proyecciones a futuro, situación de la empresa, nuevas estrategias para diferentes áreas. Estos medios se manejan de forma oral como lo son: los discursos, reuniones informales con el personal, juntas, videoconferencias, llamadas telefónicas. En cuanto a la comunicación vía escrita los medios más utilizados son: memorándum, cartas, informes, emails, manual de operaciones, folletos, boletín interno, reportes, cursos en línea, entre muchos otros.
Una ventaja de la comunicación escrita, es el hecho de que proporciona un registro, referencia y protección legal de aquello que se va a comunicar; además promueve la aplicación uniforme de procedimientos y normas que colaboran en la disminución de los costos de comunicación, y además se puede cuidar con anticipación el contenido y contexto de la información a transmitir.
Para que una comunicación organizacional se vuelva efectiva se debe buscar una retroalimentación de la información recibida. Por ello, se debe de establecer un canal en el que jefes y subordinados puedan establecer cierta cercanía para comunicarse entre sí y para que la comprensión de lo que se quiera transmitir fluya de manera adecuada.
Es común, que en el proceso de comunicación empresarial surjan obstáculos que impiden el correcto proceso de transmisión de datos laborales, personales u organizacionales.
Las principales barreras en la comunicación de las organizaciones son:
Mala selección de los canales de comunicación
Falta o ausencia de planeación
Supuestos
Distorsión del contexto del mensaje
Información expresada de forma deficiente
Barreras de contexto internacional
Pérdida de información por retención limitada
Información con escucha limitada y la evaluación anticipada de la misma.
Desconfianza
Tiempo insuficiente ante los cambios
Exceso de información